Kan de werkgever e-mail en internetgebruik controleren?

"Op het werk hebben wij allemaal een e-mailadres en toegang tot internet. Voor professionele redenen surf ik regelmatig op internet, maar af en toe surf ik ook voor privé-doeleinden. In welke mate kan mijn werkgever mijn internet- en e-mailgebruik controleren?"

 

De belangrijkste instrumenten om deze controle mogelijk te maken zijn het arbeidsreglement en een bedrijfspolicy inzake gebruik van internet en e-mail.

De redenen hiervoor zijn dat:

- een werknemer slechts kan gesanctioneerd worden indien de inbreuk en de mogelijke sancties in het arbeidsreglement zijn opgenomen;

- een uitdrukkelijke akkoordverklaring i.v.m. de interne bedrijfsregels door de werknemer beschikbaar moet zijn.

Werknemers en hun vertegenwoordigers durven zich wel eens verschuilen achter het grondrecht op respect op de persoonlijke levenssfeer (onder meer verwoord in de wetgeving inzake privacy van werknemers) om elk controlerecht van de werkgever uit te sluiten.

Echter, onverminderd de toepassing van de wetgeving inzake de privacy van werknemers, behoudt de werkgever het recht om controle uit te oefenen op de naleving van de richtlijnen inzake het gebruik van de door de werkgever terbeschikkinggestelde communicatiemiddelen, waartoe e-mailgebruik behoort, en informaticatools, waartoe internet behoort.

 

Waarom wordt er gecontroleerd?

Deze controle is noodzakelijk om twee redenen:

  1. om de goede werking van de apparatuur te verzekeren;
  2. om de mogelijkheid te geven aan de werkgever een nader onderzoek te verrichten indien een vermoeden bestaat dat er misbruiken of overtredingen plaatsvinden van het gebruik van de communicatiemiddelen en informaticatools.

De werkgever mag in zijn controles niet verder gaan dan evenredig is voor het verwezenlijken van deze twee doelstellingen.

Inmenging in privé-leven

Bovendien is inmening in het privé-leven immers slechts mogelijk indien 2 belangrijke voorwaarden zijn vervuld:

  1. een inmenging moet voorzien zijn bij wet: het is hier voldoende dat de inmenging voorzien is in een regel die aan de betrokkene bekend is, zoals bijvoorbeeld een bepaling in het arbeidsreglement of een geschreven gedragscode;
  2. de proportionaliteitsvereiste: elke inmening moet in de gegeven omstandigheden noodzakelijk zijn; indien er andere –minder verregaande- oplossingen voorhanden zijn, moet daarvoor geopteerd worden
Belgische wetgeving

Wanneer we de schaarse Belgische wetgeving terzake bekijken, moeten we uitgaan van een principieel verbod op de controle van e-mail- en internetgebruik. In ons land is het (tele)communicatiegeheim namelijk beschermd. Het betreft dan meer bepaald privé-(tele)communicatie.

De wet maakt geen onderscheid tussen professionele en niet-professionele communicatie: (tele)communicatie is privé wanneer ze niet bestemd is om door iedereen gehoord te worden, ongeacht de plaats waar ze plaatsvindt; het privaat karakter wordt dus bepaald door de communicatiepartners en niet door de inhoud van de boodschap.

Wat betreft internetgebruik, is er een principieel verbod voor de werkgever om het internetgebruik van zijn werknemers te registreren, tenzij hij de betrokken werknemers daarover voorafgaand heeft geïnformeerd en daarvoor hun toestemming heeft gekregen. De toestemming hoeft niet noodzakelijk uitdrukkelijk of schriftelijk gegeven te worden, maar dat is toch aangeraden met het oog op het bewijs van de toestemming.

Wettelijk controleren van internetgebruik?

De oplossing is dus een bedrijfsinterne policy en tegelijkertijd een vermelding van een sanctioneringssysteem in het arbeidsreglement.

Daarenboven lijkt het ons aangewezen om in de standaard arbeidsovereenkomsten dergelijk akkoord eveneens toe te voegen.

Op die manier verkrijgt de werkgever het uitdrukkelijk individueel akkoord van de werknemers die nieuw in dienst treden. Voor degenen die nu reeds in dienst zijn, kan de werkgever – naar aanleiding van een eventuele wijziging van de arbeidsovereenkomst via een addendum – van deze gelegenheid gebruik maken om hun individueel akkoord omtrent dit internetgebruik toe te voegen aan de bestaande arbeidsovereenkomst.

E-mailgebruik

Wat betreft het e-mailgebruik gelden dezelfde principes als voor het internetgebruik, maar hier moet bovendien rekening worden gehouden met de privacyrechten van derden, nl. de personen waarmee de werknemer via e-mail correspondeert.

In principe is ook de toestemming van die contactpersonen vereist om zonder risico het e-mailgebruik te controleren. Om dat op te vangen, raden wij aan om aan de werknemers op te dragen om in hun professioneel e-mailverkeer duidelijk te vermelden dat dit kanaal niet voor privé-berichten mag worden gebruikt en dat de e-mail door de bedrijfsleiding mag worden gelezen.


Leen Van Damme, Senior Legal Manager, SD Consult