Is een arbeidsreglement verplicht?

"Is een arbeidsreglement verplicht? Wat moet er zeker in staan? Wat mag er niet in staan?"
Het antwoord van Lieve Van Robbroeck, SD Worx

Wettelijke verplichting

In de regel is elke werkgever  zowel in de privé- als openbare sector  verplicht om een arbeidsreglement op te stellen en moet elke werknemer die in dienst komt een exemplaar ontvangen. Bij elke wijziging van het reglement moet de werknemer ook een nieuwe kopie krijgen.  

Deze formaliteit is belangrijk. Als een werknemer geen kopie van het arbeidsreglement (of de wijzigingen van het reglement) ontvangen heeft, is hij strikt gezien niet gebonden door de inhoud ervan en kan de werkgever de bepalingen uit het arbeidsreglement niet tegen de werknemer inroepen. Het elektronisch ter beschikking stellen van het arbeidsreglement gebeurt meer en meer in de praktijk maar is eigenlijk onvoldoende.  De wet vraagt een effectieve overhandiging aan de werknemer, ook van wijzigingen.  Bij indiensttreding zal een werkgever dan ook vaak een ontvangstbewijs vragen van zijn nieuwe  werknemer. 

Op elk ogenblik tijdens de tewerkstelling moet de werknemer het arbeidsreglement zonder tussenpersoon kunnen raadplegen. Dat betekent dat het arbeidsreglement op een gemakkelijk toegankelijke plaats ter inzage moet liggen.

Enkele soorten van werkgevers en werknemers hoeven geen arbeidsreglement te hebben:

  • werkgevers die uitsluitend dienstboden tewerkstellen
  • familieondernemingen waar voornamelijk familieleden werken onder het gezag van vader of moeder
  • personeelsleden van landsverdediging, federale politie en korpsen van de lokale politie

Inhoud arbeidsregelement

Een arbeidsreglement is het huishoudelijk reglement van de onderneming en bevat loon- en arbeidsvoorwaarden die in de onderneming gelden. Een reeks vermeldingen zijn verplicht, uiteraard op voorwaarde dat ze relevant zijn in de betrokken onderneming. Meestal bevat het arbeidsreglement ook een aantal ‘niet’ verplichte maar ‘nuttige’ inlichtingen of afspraken over de rechten en plichten van werknemer en werkgever. Het arbeidsreglement kan beschouwd worden als een aanvulling op de individuele arbeidsovereenkomst van de werknemer.  In de regel moeten werkgever en werknemer het arbeidsreglement naleven. Uitzonderlijk kan een schriftelijke individuele afwijking worden vastgelegd tussen werknemer en werkgever.

Verplichte elementen in het arbeidsreglement:

  • op welke personen is het reglement van toepassing
  • alle arbeidsregelingen of uurroosters van toepassing in de onderneming (voltijds en deeltijds) en de wijze van controle op aanwezigheid van de werknemer bv. gebruik van een prikklok, aanwezigheidsregister of een ander controlemiddel met het oog op het bepalen van het loon
  • de jaarkalender:  de wettelijke feestdagen en vervangingsdagen voor feestdagen die met een zondag of een normale inactiviteitsdag samenvallen, de data van collectieve jaarlijkse vakantieperiodes, de duur van de jaarlijkse vakantie en de modaliteiten voor de toekenning van die vakantie of verwijzing naar de wettelijke bepalingen inzake jaarlijkse vakantie
  • de wijze, de frequentie, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon
  • duur van de wettelijke en afwijkende opzegtermijnen of een verwijzing naar de wettelijke bepalingen en een opsomming van mogelijke tekortkomingen van de werknemer die als een dringende reden kunnen worden beschouwd (de werkgever maakt hiermee duidelijk wat erg belangrijk is voor hem)
  • de taken en de bevoegdheden van het toezichthoudend personeel (met aanduiding welke personeelsleden dit zijn voor de werkgever)
  • mogelijke straffen, geldboeten die de werkgever kan opleggen voor concrete inbreuken beiden expliciet opgesomd in het arbeidsreglement en de beroepsprocedure voor de werknemer om zich te verdedigen
  • een aantal verplichte inlichtingen: adressen van inspectiediensten, naam en adres van de vakantiekas, naam en het adres van de preventieadviseur, tekst van cao nr. 25 inzake gelijke beloning van man en vrouw, namen van de leden van de ondernemingsraad, het comité voor preventie en bescherming op het werk en de vakbondsafvaardiging
  • alle maatregelen genomen om de werknemers te beschermen tegen geweld, pesterijen of ongewenste seksueel gedrag op het werk (bijvoorbeeld procedure van klachtenbehandeling)
  • ondernemings-cao's en collectieve akkoorden in de onderneming met betrekking tot arbeidsvoorwaarden (enkel verwijzingen geen volledige teksten)
  • eigen bijdrage van de werknemer voor een aanvullend pensioenstelsel in de onderneming(enkel als daartoe geen bedrijfs-cao werd afgesloten)

Het arbeidsreglement bevat meestal ook facultatieve vermeldingen, die erg belangrijk kunnen zijn voor de werknemer:

  • een aantal verwittigingsplichten: juiste persoonlijke gegevens doorspelen voor loon- en personeelsadministratie, bij arbeidsongeschiktheid wie er wanneer de werknemer moet verwittigen, of naar wie en binnen welke termijn een geneeskundig attest moet worden overgemaakt, bij een ongeval de verplichting om dit onmiddellijk te melden, met de plaats en oorzaak van het ongeval en de eventuele fout van een derde …
  • planning van afwezigheden: de procedure tot aanvraag van individuele verlofdagen, jaarlijkse vakantieperiodes, andere geplande afwezigheden, de prioriteiten en voorwaarden bij toekenning, de datum van aanvraag en eventueel een minimum bezettingsgraad van de dienst
  • bijkomende inlichtingen: de kas voor kinderbijslag, de verzekeringsmaatschappij voor arbeidsongevallen, het fonds voor bestaanszekerheid,  het sociaal secretariaat, het aansluitingsnummer bij de RSZ, het identificatienummer van de onderneming en de nummers van de paritaire comités waaronder de onderneming ressorteert.

Clausules die niet thuishoren in het arbeidsreglement:

  • elke bepaling die strijdig is met hogere rechtsbronnen zoals een wet, cao’s, de geschreven individuele arbeidsovereenkomst bv. een clausule die de rechten van de werknemer  inkort of zijn verplichtingen verzwaart in strijd met de Wet op de arbeidsovereenkomsten
  • een clausule die de werkgever toelaat de voorwaarden van de overeenkomst eenzijdig te wijzigen
  • een bepaling die individuele geschillen tussen werkgever en werknemer aan scheidsrechters toevertrouwt
  • bepalingen over zaken buiten de arbeidsverhouding die behoren tot de privésfeer van de werknemer

Dergelijke clausules in het arbeidsreglement zijn ofwel nietig, wat betekent dat ze als onbestaande worden beschouwd, ofwel niet bindend voor de werknemer.