Hoe voer je een slechtnieuwsgesprek?

Hoe vertel je een werknemer dat hij of zij geen promotie krijgt, of erger, ontslagen wordt? Welke technieken kun je gebruiken om de schade te beperken? Enkele tips.

1. Bereid je gesprek 100% voor

Denk vooraf heel goed na over wat je de medewerker wilt zeggen: baseer je boodschap op onweerlegbare feiten, er mag geen twijfel in je woorden sluipen. Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek niet wordt gestoord door gsm of andere collega’s.

2. Deel eerst de klap uit

In een slechtnieuwsgesprek is er geen tijd voor koetjes en kalfjes. Een politieagent die aan de voordeur de familie van een verkeersslachtoffer moet inlichten, begint niet eerst te keuvelen over het weer. Val meteen met de deur in huis en breng het slechte nieuws op een zakelijke manier. Bijvoorbeeld: ‘Jan, ik heb slecht nieuws. De directie heeft aangekondigd dat er gedwongen ontslagen zijn. Helaas ben jij er daar één van.”

3. Geef 2 niet-weerlegbare argumenten

Mensen die slecht nieuws te verwerken krijgen, voelen eerst een schrikreactie. Dit vertraagt hun denken. Geef voor het slechte nieuws hooguit twee argumenten. De argumenten moeten onweerlegbaar en niet meer onderhandelbaar zijn omdat anders het risico bestaat dat je in een welles-nietes-discussie belandt.

4. Laat de ander uitrazen

De werknemer zal, afhankelijk van zijn persoonlijkheid, boos, wanhopig, verdrietig of misschien zelfs zwijgzaam op het slechte nieuws reageren. Luister en bevestig de ander door begrip te tonen voor zijn/haar reactie: ‘Dat begrijp ik.' De kunst van een goed slechtnieuwsgesprek is dat je je aanpast aan de fase waarin de ontvanger zich bevindt. Toon je betrokkenheid door zijn gevoelens te benoemen (‘Ik zie dat je heel boos bent’), en doe dat bij voorkeur in de ik-boodschap. Minimaliseer nooit de feiten. Zeg dus niet: 'Met jouw talenten heb je zo weer een nieuwe job.' Laat je ook niet verleiden tot opmerkingen als ‘Ik kan er ook niets aan doen.' Daar heeft hij op dat moment geen boodschap aan.

5. ‘En wat nu?’ Bespreek ondersteunende stappen

Als de emotionele storm gaan liggen is, vat je de situatie nog even samen, en som je de stappen op die de betrokkene kan nemen. Beloof niets dat je niet kunt waarmaken. Kan je hem helpen bij het vinden van een nieuwe baan via een outplacementbegeleiding, doe dat dan. Als hij vraagt hoe hij dat nieuws thuis moet vertellen, geef hem dan tips. Verwaarloos deze nazorg niet, ze is cruciaal voor de manier waarop die werknemer in de nabije toekomst over jou én het bedrijf denkt.

Let op: een slechtnieuwsgesprek is geen 5-voor-12-gesprek. Bij slechtnieuwsgesprekken zijn de feiten onomkeerbaar en niet meer onderhandelbaar, bij 5-voor-12-gesprekken kan de negatieve situatie nog omgebogen worden. Die laatste zijn dus probleemoplossend en vergen een andere gesprekstactiek.

Tekst: Sam De Kegel

Lees ook: 35 tips om je werknemers beter te managen