Hoe maak je een aantrekkelijke PowerPoint-presentatie?

PowerPoint vierde in 2007 zijn 20ste verjaardag. De geestelijke vader van de tool, Robert Gaskins, werd in de bloemetjes gezet en geïnterviewd door de Wall Street Journal. De krantenkop de dag nadien was ’20 jaar PowerPoint geen reden tot feest’. Gaskins gelooft immers in de sterkte van de tool, alleen betreurt hij het immense misbruik van PowerPoint. Ziehier enkele nuttige weetjes over PowerPoint.

1. Gebruik ‘B’

Wanneer je een slide projecteert op een scherm dan kan je dat scherm ook zwart maken door te drukken op ‘B’ op jouw computerklavier. B staat namelijk voor Black, tenminste voor een Engelstalige computer. Voor andere talen druk je op Z voor zwart of N voor noir. Die B-toets is geweldig om een presentatie te starten want je wordt niet gehinderd door het licht van de beamer dat door die B toets uitgeschakeld wordt. Zet jouw slideshow klaar op de eerste belangrijke slide (niet titelslide) bv de agenda of een eerste belangrijke boodschap en druk op B. Om de slide tevoorschijn te toveren druk je terug op B.

2. 10-20-30

Dit is de gouden presentatie regel van Guy Kawasaki, een fantastische spreker en venture capitalist die heel vaak naar presentaties luistert. 10 staat voor het maximum aantal slides, 20 het maximaal aantal minuten en 30 de minimale font (lettergrootte).  

Het aantal slides beperken is heel belangrijk omdat je idealiter de volgorde van de slides vanbuiten kent. Dit vermijdt dat je als spreker de slaaf bent van jouw slides. Als perfect voorbereide spreker kun je de volgende slide inleiden en klik je pas naar die slide als je effectief wil dat het publiek naar het scherm kijkt.

3. Lees wat er op de slide staat

Dit is precies wat Steve Jobs doet en  is totaal tegenovergesteld aan wat je denkt of vaak te horen krijgt. Maar als je goede slides hebt (een beeld, eenvoudige grafiek, een belangrijke boodschap, bullet points die één voor één verschijnen) dan is dit het meest logische wat je kunt doen.

Je volgt op die manier volledig de focus van het publiek. Wanneer je klikt naar een volgende slide dan gaat automatisch de aandacht van het publiek naar het scherm. Volg die focus, lees de boodschap of de bullet point en automatisch ga je de focus terug op jou kunnen richten want jij geeft uitleg over die boodschap of  bullet.

Bekijk hier hoe Steve Jobs de iPad presenteerde.

4. Gebruik een afstandsbediening

Niets zo erg als vast gekluisterd zitten aan een computer. Het creëert letterlijk afstand met het publiek, je beperkt je spreekruimte tot welgeteld één vierkante meter en je belemmert vaak het zicht op het scherm voor een deel van het publiek. De ‘B’ toets vind je trouwens op veel afstandsbedieningen terug.

Het is vooral aan te raden een afstandbediening te gebruiken met een USB-stick. In grote ruimtes is het dan wel belangrijk te checken op hoeveel afstand de USB werkt.

5. Gebruik de notities

Een slideshow is geen rapport noch een spiekbriefje voor de spreker! Het grootste misbruik van PowerPoint is dat er geen verschil gemaakt wordt tussen de slides die geprojecteerd worden en het document dat je achteraf doorstuurt of meegeeft. Ideaal maak je een beperkt aantal eenvoudige slides, die zelfs zo eenvoudig zijn dat er een spreker nodig is om uitleg te geven.

Wanneer de slides klaar zijn dan ga je naar ‘File’ - ‘Publish’  -  ‘handouts in word’ -  ‘notes onder de slide of naast de slide’. De PowerPoint wordt op die manier omgezet naar een Word-document. Alle informatie die je geeft bij de slide kunt je onder of naast de slide noteren. Dit handout document is ideaal om mee te geven of te sturen NA de presentatie.

Tot slot, dit filmpje van stand up comedian Don McMillan oont perfect hoe het niet moet!

Nog meer tips voor je volgende PowerPoint-presentatie.