Hoe kan ik snel lange rapporten doornemen?

"Ik krijg vaak ellenlange rapporten voorgeschoteld. Hoe kan ik die snel doornemen?"
Het antwoord van Bart Provost, expert in Efficiënt Snellezen bij Expert Academy

1000 woorden per minuut

Lezen is pure fitness. Je krijgt pas resultaten door een dagelijkse oefening. De gemiddelde Vlaming haalt een leessnelheid van 200 woorden per minuut. Een getraind student kan dat opdrijven tot 400 woorden, maar vervalt in zijn professionele leven vaak terug tot die 200. Als je bereid bent om een aantal vooroordelen los te laten, kan een doorgedreven training je brengen tot 1000 woorden per minuut. De technieken die we oefenen in een volledige trainingsdag  focussen op je ogen, hoe je zit en hoe je een tekst vasthoudt. Maar er is veel meer. Een goeie tip bijvoorbeeld om een document snel te absorberen is de tekst via Word om te vormen in drie krantenkolommen. Op die manier lijkt het alsof we vliegen over de tekst.

Begripvol lezen

Snelheid is één ding, het is uiteraard ook de bedoeling dat je een tekst begrijpt. Naargelang het doel dat je je vooropstelt bij het lezen van een tekst, zal de net aangeleerde snelheid van 1000 woorden per minuut, uiteraard opnieuw dalen. Het begripvol lezen voor een jurist, voor wie elk komma belangrijk is, zal opmerkelijk veel trager zijn dan de marketingsecretaresse die het algemeen jaarverslag moet scannen op belangrijke wijzigingen voor het departement.

What's in it for me?

Laten we beginnen bij het begin: baken je doel af. Niet alle documenten die je op je bureau voorgeschoteld krijgt, moet je lezen als een fysicus die zich bezighoudt met chemische formules. Je stelt je vooraf de vraag: What’s in it for me? Redelijk egoïstisch, maar zeer noodzakelijk wanneer je efficiënt wil omgaan met je tijd. Als het de bedoeling is dat je later een presentatie moet maken van het bewuste document, zal je het aandachtiger moeten bekijken dan wanneer je enkel de krachtlijnen aan je chef moet meedelen.

Belangrijk is dat we komaf maken met enkele beperkende overtuigingen. We hebben schrik om informatie te missen, om niet alles tot in de puntjes te weten. Ga ervan uit dat niemand perfect is. En soms moeten we niet elk detail kennen.

Ik geef lukraak enkele tips mee om efficiënter en begripvoller te lezen:

De helikopter-truc

Bij het scannen van een document is een helikopterzicht niet onbelangrijk. Probeer de typische stijl van de schrijver te ontdekken. Begint hij elke paragraaf met een theorie en weidt hij daarna ellenlang uit met gelijkaardige voorbeelden? Eens je zijn trucje doorhebt, gaat het allemaal veel efficiënter. Zoek ook naar samenvattingen op het einde van elke paragraaf of hoofdstuk.

Sleutelwoorden

Bij het scannen van een document, gaan we op zoek naar specifieke sleutelwoorden die we vooraf hebben bepaald. Dat kan bijvoorbeeld de naam van ons departement zijn of alles wat met kosten, uitgaven en geld te maken heeft.

Potlood

Scherp de punten van je potlood! Enerzijds gebruik je het potlood als aanwijzer. Je zult merken dat je ogen sneller en rustiger reageren, wanneer ze de hulp van een aanwijzer krijgen. Een potlood is bovendien handig om in de kantlijn enkele persoonlijke symbolen te plaatsen. Zoals: !, ?, cfr § 1, @ Tanja …

Notities

Als het de bedoeling is dat je achteraf de tekst moet reproduceren, bijvoorbeeld voor een presentatie, maak dan dadelijk notities. Op een leeg blad papier teken je een persoonlijke mindmap of maak je een structuur met enkele eigen steekwoorden. Dit proces bevordert een snellere assimilatie van een vreemde tekst.

Nog een allerlaatste tip. Het efficiënt snellezen is voor op het werk. Geniet thuis rustig onder de leeslamp van de laatste Erwin Mortier of op een Spaans strand van een klassieker van Charlotte Brontë. Niemand zal het je dan kwalijk nemen, wanneer je op je eigen tempo geniet van mooie zinnen.
 
Bart Provost genoot een opleiding in psychologie en in marketing en verwierf daarna als Marketing Manager ervaring in B2B en B2C. Hij werkte vroeger als leidinggevende, maar bij Expert Academy is hij nu een gewaardeerde trainer in onderwerpen als Communicatie, Sales en Leidinggeven. Professionals in multinationals, kmo’s, bij de overheid en in het onderwijs doen beroep op zijn expertise. Bart Provost is gecertificeerd trainer in Mindmapping en Snellezen.

I.s.m. Expert Academy