Hoe hou je je intranet levendig?

Een jaar of vijftien geleden begonnen bedrijven met het uitrollen van een intranet, een soort interne website met informatie voor het personeel. Intussen is dat intranet vaak een vergeetput met verouderde of onvindbare informatie. Wat kan er beter?

91% van de bedrijven heeft intranet

Vorig jaar produceerden we met z’n allen 750 exabyte aan informatie, of ruim 750 miljard gigabyte. Ook bedrijven kampen met een forse aangroei. Vele bundelen hun informatie voor hun personeel op een zogenaamd intranet. Een populaire toepassing, zo blijkt. Wie intranet intypt op Google krijgt 36 miljoen resultaten. Van de Belgische bedrijven gebruikt meer dan 91% intranet, zo blijkt uit recent onderzoek van InSites Consulting bij Belgische bedrijven

Slechts 15% van de werknemers gebruikt het regelmatig

In de praktijk blijkt het intranet een stuk minder populair. Het onderzoek van InSites Consulting legde onlangs de vinger op de wonde. Slechts 15% van de werknemers maakt er regelmatig gebruik van.

Intranetten falen op diverse domeinen, om te beginnen al met het gebrek aan overzicht. Bestaande en nieuwe documenten blijken vaak moeilijk te vinden. Maar technologie is vaak niet het grootste pijnpunt. “Want een gebrek aan overzicht is niet alleen een kwestie van technologie”, vertelt Tim Duhamel van InSites Consulting. “Daarom lijkt het aangewezen om een speciale manager aan het hoofd te zetten van je intranet. Maar dan wel een communicatiemanager, die er de content kan sturen. Dus niet zozeer iemand met een technisch profiel.”

Weinig interactief

Er zijn ook andere problemen met het intranet. Zo kan de vertoonde informatie nauwelijks aangepast worden aan de professionele noden en de persoonlijke voorkeuren van elke gebruiker. In tegenstelling tot netwerksites als Facebook, blijkt in de praktijk een intranet weinig interactief. “Ze zitten nog volop in het stadium van eenrichtingsverkeer”, weet Duhamel. Slechts 15 procent van de bedrijven geeft bij hun intranet mogelijkheid om informatie te delen, blijkt uit de studie van InSites Consulting. Ook toepassingen, zoals de mogelijkheid voor werknemers om via het intranet hun verlofdagen aan te vragen, zijn nog vaak afwezig.

Sommige Belgische organisaties vatten intussen de koe bij de horens. Hieronder ook onverwachte namen uit de non-profitsector zoals het Rode Kruis of de Boerenbond. Zij werken aan een nieuwe versie van hun intranet, een zogenaamd portaal, als universeel venster met de belangrijkste informatie die de medewerkers nodig hebben voor hun job.

Tekst: WV/IV

Lees ook:
- Is een online agenda iets voor jou?
- Hoe hou je je reputatie op het web onder controle?
- Mag je baas je internetgebruik controleren?