Hoe ga je om met collega's aan de andere kant van de wereld?

Virtuele teams zijn onvermijdelijk. Onze collega’s werken in Genève, Dubai, Bangelore, New York, Shanghai of Singapore. Onze virtuele teams worden dus steeds internationaler. Dat betekent dat we een dubbel probleem krijgen: niet alleen communiceren we op een weinig-natuurlijke wijze, maar bovendien doen we dat met mensen in andere tijdzones en vooral uit andere culturen. Good luck!
Door prof. dr. Smarandra Boros, Vlerick Management School

De participanten klagen zelf het meest over taalproblemen. De meeste leden van het virtuele team hebben zeker Engels niet als moedertaal, en erger nog als er een Brit lid is van het team, begrijpen de andere leden hem vaak niet. Zijn Engels is te moeilijk. 

Toch liggen de grootste problemen nog op een niveau dieper. Grote culturele verschillen veroorzaken communicatieproblemen die in ‘face to face’ nog wel kunnen bijgestuurd worden, maar die virtueel alleen nog wat erger worden.

Sommige culturen zijn erg contextgevoelig. Zakendoen in het Verre Oosten bijvoorbeeld veronderstelt dat je veel weet over de geschiedenis van het bedrijf, de familieachtergrond, de tradities, de persoonlijke subtiele relaties. Als je vijf dagen onderhandelt en bespreekt, wordt er pas de laatste dag echt over de inhoudelijke elementen onderhandeld. De dingen hoeven vaak niet echt op papier. Het gesproken woord, de handdruk, de kleine subtiele attenties betekenen veel meer dan een geschreven document, dat toch steeds moet worden geïnterpreteerd. Dat document niet willen interpreteren in functie van een nieuwe situatie lokt achterdocht uit.

Andere culturen zijn weinig contextgevoelig. Zakendoen in Nederland is een kwestie van snel en duidelijk tot glasheldere afspraken te komen. Knelpunten worden snel uitgesproken, recht toe recht aan. Een confronterende stijl is een pluspunt. Constructief conflict wordt als zeer waardevol gezien. Eens de dingen op papier staan, houden we er ons aan. Het document gaan ‘interpreteren’, laat staan het veranderen lokt achterdocht uit.

Hoe begin je dan een virtuele meeting?  Zal de Nederlander bereid zijn eindeloos veel tijd te verliezen door over ‘koetjes en kalfjes’ te praten? Zal de Japanner bereid zijn ‘koud’ en zonder zicht op de context in het zwembad te duiken?  Er zijn uiteraard geen magische oplossingen, maar ook bij virtuele meetings geldt dat de kost komt voor de baat. Het zal belangrijk zijn dat het virtuele team in zichzelf investeert. Dat er een soort ‘derde cultuur’ tot stand komt, een cultuur die niet de Chinese of de Nederlandse is, maar een cultuur die eigen is aan het virtuele team. En dat vraagt tijd. Dat wil de facto zeggen dat de eerste vergaderingen eigenlijk bijna uitsluitend gewijd worden aan ‘hoe zullen we met mekaar omgaan?’. De ‘context-gevoelige’ culturen zullen dit overigens evident vinden. De andere culturen kunnen dan langzaam duidelijk maken dat voor hen ‘time money is’ en dat ze het in de toekomst zullen appreciëren als men snel ter zake kan komen.