Hoe creëer je een overzichtelijke werkplek? [WIN]

Meer doen met minder: het is must in tijden van crisis. Maar hoe je dat nu? In het boek 'Zet je Lean-bril op' legt auteur Brian Legein uit hoe een verbeterteam de huidige manier van werken kan versnellen en vereenvoudigen.

Soms ligt het ook aan kleine dingen. Een overzichtelijke werkplek alleen al kan je productiever maken, stelt Legein.

Wat is een overzichtelijke werkplek?

In een Lean-organisatie werken de medewerkers in nette, rustige en overzichtelijke werkplekken. Op een georganiseerde werkplek zijn er geen overbodige materialen, documenten of bestanden. Alle materialen, documenten en bestanden zijn voor iedereen toegankelijk en hebben een vaste, logische plek.

Als we door de afdeling lopen, is het voor een buitenstaander meteen duidelijk dat er in het team een collectieve standaard geldt. Een 'clean' desk is niet per se een 'lean' desk. Bij een clean desk is het streefdoel geen papier op de bureau. Dit betekent echter nog niet dat iedereen snel de juiste informatie kan vinden en dat alle verspilling werd weggewerkt. Waarom creëren we een overzichtelijke werkplek?

  • Minder verspilling: we vinden alle materialen, documenten of bestanden makkelijk en snel terug, waardoor veel vormen van verspilling worden vermeden. We moeten bijvoorbeeld minder wachten, want we moeten minder zoeken naar bestanden of documenten. Bovendien zijn er minder fouten, want we werken niet langer verder op verkeerde versies van documenten. We moeten ook minder documenten of bestanden voor een tweede of derde keer uitprinten, want we vinden alles direct terug.
  • Meer efficiëntie: onze werkplek heeft een invloed op ons gedrag. Een ordelijke omgeving nodigt uit om ordelijk en efficiënt te werken.
  • Klanten krijgen de indruk dat we professioneel werken.

Hoe creëren we een overzichtelijke werkplek?

Blijvende orde en netheid komen echter niet vanzelf. Daarom doen we een beroep op een Lean-standaardmethode om overzichtelijke werkplekken te creëren. In productiebedrijven spreekt men over 5S, in een dienstenomgeving verkiezen we de naam 'werkplekorganisatie'. De 5S-methode komt oorspronkelijk uit Japan, maar kent de laatste jaren steeds meer succes in het Westen. 5S staat voor vijf woorden die met een 's' beginnen. De woorden benoemen de stappen in het standaardproces om van een rommelige werkplek naar een overzichtelijke werkplek te evolueren:

  1. Scheiden
  2. Schikken
  3. Schoonmaken
  4. Standaardiseren
  5. Standhouden

We lichten het standaardproces stap voor stap toe:

1. Scheiden

We gooien de materialen, documenten en/of bestanden weg die we niet nodig
hebben om ons werk uit te voeren.

  • Als je twijfelt of je iets nodig hebt om je werk uit te voeren, stel jezelf dan eens de vraag wanneer je datgene waarover je twijfelt voor het laatst hebt vastgepakt.
  • Als je blijft twijfelen, leg het materiaal, document of bestand op een tafel die centraal op de afdeling staat en beoordeel daarna samen met collega's wat ermee te gaan doen.
  • Overweeg om een kast aan een andere afdeling af te staan of om een kast weg te gooien. Hoe meer kasten, hoe meer er bewaard wordt.
  • Haal alles uit de kast en zet terug wat je wilt houden, in plaats van omgekeerd.
  • Doe eerst het grove werk. Bepaal eerst welke mappen of dossiers mogen worden weggegooid en neem pas daarna de mappen die mogen blijven, om na te gaan wat je uit de overblijvende mappen kunt weggooien.

2. Schikken

We geven alle overgebleven materialen, documenten en/of bestanden een vaste plaats.

  • Bewaar materialen en informatie bij voorkeur digitaal, op één plaats en volgens de gebruiksfrequentie. Bijvoorbeeld:
    • dagelijks gebruik = binnen handbereik ;
    • wekelijks gebruik = verder van de werkplek ;
    • maandelijks gebruik = centrale plaats op de afdeling.
  • Om de gebruiksfrequentie te achterhalen, kunnen we een post-it kleven op documenten, dossiers, kantoormateriaal. Telkens als we iets vastpakken, verwijderen we de post-it.

3. Schoonmaken

Schoonmaken gebeurt in de meeste dienstenorganisaties door een externe organisatie. Deze stap slaan wij meestal over.

4. Standaardiseren

We standaardiseren de manier waarop medewerkers omgaan met materialen, documenten en bestanden.

Een verbeterde standaard geeft minstens een antwoord op de volgende vragen:

  • Welk materiaal, welke bestanden of documenten moeten we bewaren?
  • Waar worden die het best bewaard?
  • Wie bewaart ze?
  • Welke naam geven we aan deze documenten of bestanden?
  • Bewaren we die op papier en/of digitaal?
  • Hoeveel versies van documenten of bestanden willen we bewaren?
  • Zijn uitzonderingen op de standaard toegestaan? In het verleden/nu?

5. Standhouden

Een overzichtelijke werkplek creëren is een grote uitdaging, de werkplek overzichtelijk houden is een nog grotere uitdaging. Enerzijds doen we een beroep op de zelfdiscipline van de medewerkers. Anderzijds moeten we regelmatig monitoren of de standaard nog wordt nageleefd. Monitoren kan bijvoorbeeld aan de hand van periodieke opruimacties, checklists of team-wandelingen op de afdeling.

Win een exemplaar van 'Zet je Lean-bril op'

Zet je Lean-bril opZin in meer? Wil jij weten hoe je jouw organisatie kan omturnen tot een Lean-organisatie? Vacature heeft maar liefst 10 exemplaren van dit boek te geef. Stuur ons een mailtje met de reden waarom jij dit boek moet winnen naar wedstrijd@vacature.com met als onderwerp 'Zet je Lean-bril op'. Vergeet ook je adres niet te vermelden! De winnaars krijgen hun boek bij hen in de bus.