Hoe CO2-taks en belastingen vermijden op een bestelwagen?

"Mijn werknemers gebruiken een bestelwagen van het bedrijf om werven te bezoeken. Behalve voor het woon-werkverkeer is elk privégebruik verboden. Moet ik dan CO2-taksen betalen?"
Het antwoord van Isabel De Smet, legal advisor bij Partena

Als werkgever stelt u een bestelwagen ter beschikking van een werknemer, die hiermee goederen levert of werven bezoekt. Om redenen van efficiëntie gebruikt uw werknemer dit voertuig ook om rechtstreeks van en naar zijn woonplaats te rijden, maar geen enkel ander privégebruik van de bestelwagen is toegestaan.

Moet u dan als werkgever toch de CO2-taks (RSZ-bijdrage voor privégebruik van een firmawagen) betalen? En wordt de werknemer op zijn beurt nog eens flink belast omdat hij de bestelwagen voor woon-werkverkeer mag gebruiken?

Wat is het principe voor bedrijfsvoertuigen?

Zodra een bedrijfsvoertuig, zoals een firmawagen of een bestelwagen, voor persoonlijke doeleinden wordt gebruikt, ontstaat er voor uw werknemer een belastbaar voordeel. De omvang van dat voordeel van alle aard hangt af van het type voertuig.

Als werkgever moet u ook een CO2-bijdrage betalen aan de RSZ. Die bijdrage wordt forfaitair berekend op basis van de CO2-uitstoot en van het type brandstof van het voertuig. Sowieso is er een minimumbijdrage van 20,83 euro per maand (bedrag 2013) verschuldigd.

Gebruik voor louter professionele doeleinden daarentegen, maakt geen belastbaar voordeel uit voor de werknemer en stelt u als werkgever vrij van de CO2-taks.

Wanneer is er sprake van privégebruik van een bedrijfsvoertuig?

Het gebruik van een voertuig voor persoonlijke doeleinden omvat niet alleen de eigenlijke privéverplaatsingen buiten de werkuren (zoals tijdens weekends, vakanties,  vrije tijd, om privéaankopen te doen en dergelijke meer), maar ook de woon-werkverplaatsingen.

Wanneer het voertuig enkel en alleen gebruikt mag worden voor verplaatsingen in opdracht van de werkgever is er uiteraard geen privégebruik. In dat geval is er enkel professioneel gebruik.

Uw werknemer die met de bestelwagen van het bedrijf naar zijn woonplaats rijdt en omgekeerd, geniet in principe dus wel degelijk een belastbaar voordeel, want hij gebruikt de bestelwagen voor woon-werkverkeer. Zelfs als geen enkel ander privégebruik toegelaten is.

Bovendien moet u als werkgever ook de CO2-bijdrage betalen. De extra kost voor het woon-werkverkeer met de camionette kan in dit geval dus hoog oplopen voor beide partijen.

Kunt u hieraan ontsnappen?

Er bestaat onder meer een belangrijke uitzondering voor de zogenaamde 'niet-sedentaire' werknemers. Dit zijn werknemers zonder een vaste plaats van tewerkstelling.  Werknemers die het bedrijfsvoertuig 's avonds mee naar huis nemen opdat zij zich 's morgens rechtstreeks naar de klant of naar een andere locatie (magazijn, leverancier ..) kunnen begeven, of die enkel de firma aandoen om materiaal op te halen, opdrachten te ontvangen ... hebben geen woon-werkverkeer. Zij doen deze verplaatsingen immers in opdracht van de werkgever, zodat het om dienstverplaatsingen gaat.

Wanneer deze werknemers geen enkel privégebruik mogen maken van de bedrijfsvoertuigen, dan moet er voor hen geen belastbaar voordeel alle aard aangegeven worden en moet de werkgever geen CO2-bijdrage betalen.

Gelden dezelfde voorwaarden voor de  fiscale administratie als voor de RSZ?

Niet helemaal. Sowieso moet er steeds rekening gehouden worden met een geheel van feitelijke en juridische omstandigheden, zoals bepalingen in de arbeidsovereenkomst van de werknemer, de taak- of functieomschrijving van de werknemer …waaruit blijkt dat het gaat om een 'niet-sedentaire werknemer'. Iedere situatie moet dus afzonderlijk bekeken worden.

De praktijk leert ons dat de fiscale administratie soepeler voorwaarden hanteert dan de RSZ. Zo aanvaardt de fiscus bijvoorbeeld dat er geen vaste plaats van tewerkstelling is zodra de werknemer minder dan 40 dagen op eenzelfde plaats aanwezig is, terwijl de RSZ een bouwwerf voor een bouwvakarbeider vaak al ziet als een vaste plaats van tewerkstelling.

Waarop letten als werkgever?

Zoals hierboven uitgelegd moet ieder privégebruik van het voertuig verboden worden. De werkgever zal er voor zijn niet-sedentaire werknemers dus moeten op toezien dat het gebruik van de bedrijfswagens beperkt blijft tot dienstopdrachten.

Een loutere bewering van de werkgever dat het voertuig niet voor privédoeleinden mag gebruikt worden zal voor de RSZ, noch voor de fiscus volstaan. De werkgever moet steeds kunnen aantonen dat er een coherent systeem wordt gehanteerd voor het gebruik van de bedrijfswagens, rekening houdend met o.a. de functieomschrijving van de betrokken werknemer(s). Er moet ook effectief worden gecontroleerd op eventueel misbruik van de bedrijfswagens en de vastgestelde inbreuken moeten worden gesanctioneerd.

Als werkgever moet je dus:

  • voldoende aandacht besteden aan de opmaak van de arbeidsovereenkomst: beschrijven van de functie, van de plaats(en) van tewerkstelling, van het bedrijfsvoertuig als werkmiddel ...
  • een car policy afsluiten die ieder privégebruik van dit voertuig verbiedt
  • de rittenbladen met kilometerstanden laten bijhouden door de werknemers, waaruit blijkt dat er enkel beroepsmatige verplaatsingen gedaan worden met het bedrijfsvoertuig
  • in uw arbeidsreglement een sanctiebeleid uitwerken voor het geval er toch privégebruik zou worden vastgesteld