Heb ik recht op betaald educatief verlof?

Bij de aanvang van het nieuwe schooljaar zullen sommige werknemers zich geroepen voelen om een opleiding te volgen. Om de bijbehorende examens, proeven en eindwerk(en) met vrucht te kunnen voltooien, zullen de betrokken werknemers wensen afwezig te zijn op het werk.
Het antwoord van Marijke Coussement, Legal Advisor bij HDP/Partena

Voor het volgen van een opleiding kan er een beroep gedaan worden op betaald educatief verlof (hierna “BEV”). Dit is het recht toegekend aan werknemers die bepaalde opleidingen volgen om op het werk afwezig te zijn met het behoud van het normale loon. Waar moet je als werkgever op letten bij de toekenning van BEV?

Heeft elke werknemer recht op betaald educatief verlof?

Niet elke werknemer kan het recht op BEV openen. Een voltijdse werknemer in de privésector kan genieten van het BEV. Die voltijdse tewerkstelling kadert niet enkel in de uitvoering van één arbeidsovereenkomst maar ook in de uitvoering van verschillende deeltijdse arbeidsovereenkomsten. De werkgever moet echter slechts BEV toekennen in verhouding tot de deeltijdse arbeidsduur van de arbeidsovereenkomst.

Niet alleen de voltijdse werknemers in de privé-sector maar ook onderstaande deeltijdse werknemers kunnen het recht openen op BEV:

  • de werknemers die minstens 4/5-tijds tewerkgesteld zijn (minstens 80% van de normale arbeidsduur/week) en een beroepsopleiding of een algemene opleiding volgen;
  • de werknemers die deeltijds tewerkgesteld zijn met een variabel werkrooster en die een beroepsopleiding of een algemene opleiding volgen;
  • de werknemers die ten minste halftijds en minder dan 4/5-tijds met een vast uurrooster tewerkgesteld zijn en die tijdens de arbeidsuren een beroepsopleiding volgen.

De werknemer moet regelmatig ingeschreven zijn in een erkende beroepsopleiding of algemene opleiding die minstens 32 uur per schooljaar omvat. Er dient echter te worden nagegaan of de betrokken opleiding niet uitgesloten is van het recht op BEV. Op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg staat een overzicht van de uitgesloten opleidingen. Het gaat om opleidingen die behoren tot de sierkunsten (tekenen, schilderen, woninginrichting … ), de huishoudkunde (koken, naad … ) of de schoonheidsverzorging (haartooi,schoonheidszorgen, manicure-pedicure … ).

Hoe vraagt de werknemer betaald educatief verlof aan?

De werknemer moet het origineel getuigschrift van regelmatige inschrijving overhandigen aan zijn werkgever uiterlijk tegen 31 oktober van het betrokken schooljaar. Bij een eventuele laattijdige inschrijving of verandering van werkgever heeft de werknemer 15 kalenderdagen de tijd om het origineel inschrijvingsbewijs in te dienen.

In de praktijk zal het inschrijvingsbewijs vaak laattijdig worden ingediend. Respecteert de werknemer deze termijnen echter niet, dan kan de werkgever de uren BEV beperken. Indien de werknemer bijvoorbeeld het getuigschrift heeft ingediend op 1 december voor een opleiding van begin september tot eind juni (= tien maanden), dan zal de werknemer slechts recht hebben op 70% van het BEV.

Kan de werkgever weigeren om educatief verlof toe te staan?

Indien de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor betaald educatief verlof, dan is de werkgever verplicht het toe te kennen. Het opnemen van betaald educatief verlof kan enkel  worden geweigerd indien de werknemer nalaat het origineel trimestrieel getuigschrift van nauwgezetheid (= aanwezigheidheidsdocument uitgekeerd door de opleidingsinstelling) te overhandigen aan de werkgever.

De werkgever moet immers kunnen controleren of de werknemer de opleiding alsnog volgt en voldoende aanwezig is.

Wat in geval van vroegtijdige beëindiging van de opleiding of ongewettigde afwezigheden?

De werknemer geniet niet onbeperkt van zijn recht op betaald educatief verlof.

De werknemer kan zijn recht definitief verliezen in geval van het stopzetten of onderbreken van de opleiding, bij het volgen van opleidingen die reeds met vrucht werden beëindigd of na een dubbele mislukking van het behalen van het beoordelingsgeschrift.

Het recht op BEV zal tijdelijk geschorst worden indien de werknemer voor meer dan één tiende van de werkelijke gegeven lesuren onwettig afwezig was (schorsing van 6 maanden) of indien de werknemer onrechtmatig gebruik heeft gemaakt van het BEV (bv. een zelfstandige activiteit uitoefenen tijdens het BEV)

De werknemer is er toe gehouden de werkgever op de hoogte te houden indien hij de opleiding stopzet of onderbreekt. Om te vermijden dat er ten onrechte BEV wordt toegekend aan een werknemer, moet de werkgever steeds de trimestriële getuigschriften raadplegen.

Bestaat er een bijzondere ontslagbescherming omwille van het educatief verlof?

Er kan door de werkgever geen einde worden gesteld aan de arbeidsovereenkomst tenzij om redenen vreemd aan het BEV (bv. veelvuldig te laat komen, diefstal). De beschermingsperiode vangt aan op het moment van de afgifte van het getuigschrift van regelmatige inschrijving en eindigt op de laatste dag van de opleiding. Deze data staan vermeld op de trimestriële getuigschriften.

De werkgever draagt de bewijslast met betrekking tot de reden van het ontslag. Indien de reden niet vreemd is aan het betaald educatief verlof, kan de werknemer, bovenop een eventuele verbrekingsvergoeding, een vergoeding vorderen van de werkgever die overeenstemt met drie maanden loon. De werknemer kan echter steeds afstand doen van zijn recht op deze beschermingsvergoeding na zijn ontslag.

Hoe kan de werkgever een tegemoetkoming krijgen voor het betaalde loon tijdens het educatief verlof?

De werkgever kan binnen een termijn van 1,5 jaar een aanvraag tot terugbetaling van de uren BEV indienen bij de FOD Waso. De termijn begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar waarin de laatste dag van de opleiding valt. Voor het schooljaar 2013-2014 zal de aanvraag tot terugbetaling ten laatste op 30 juni 2015 moeten worden ingediend.  Het aanvraagdossier zal bestaan uit:

  • Een aangifte van schuldvordering voor alle betrokken werknemers;
  • Een individuele steekkaart per werknemer;
  • De originele exemplaren van de getuigschriften van nauwgezetheid;
  • Bijkomende documenten opgevraagd door de FOD Waso (bv. een deeltijdse arbeidsovereenkomst om na te gaan of de werknemer recht heeft op BEV).

Om te vermijden dat er na het betrokken schooljaar nog getuigschriften moeten worden opgevraagd aan de werknemers en de kans reëel is dat deze verloren zijn gegaan, is het aangeraden om per trimester de betrokken werknemers uitdrukkelijk te vragen hun originele exemplaren van de getuigschriften te overhandigen.

Een kopie van deze getuigschriften zal niet door de FOD Waso worden aanvaard. Er mag niet uit het oog verloren worden aan werknemers, die de onderneming verlaten, vóór hun uitdiensttreding een exemplaar van het origineel getuigschrift van het laatste trimester waarin BEV werd opgenomen op te vragen.

Conclusie

Om te vermijden dat er ten onrechte BEV wordt toegekend, moet de werkgever gedurende de gehele periode van de opleiding steeds de nodige controles door voeren. De eerste controle gebeurt bij de aanvraag (‘is de werknemer rechthebbende?’). Vervolgens wordt per trimester nagegaan of het recht van de werknemer niet is geschorst of verloren gegaan. Deze controle gebeurt aan de hand van de trimestriële getuigschriften van nauwgezetheid.

Een goede administratie en opvolging van de werkgever vanaf de aanvang van de opleiding tot het indienen van de aanvraag tot terugbetaling is een must. Zodoende wordt vermeden dat er ten onrechte betaald educatief verlof wordt toegekend.