8 tips voor een prettige relatie met je mailbox

Het is vakantietijd. Misschien ben jij op het moment zelf van een welverdiende vakantie aan het genieten in een ver oord. Of blijf je lekker dichtbij in eigen land? Waar je ook heengaat deze zomer, aan het eind van de vakantie keer je weer huiswaarts. Thuis, waar het werk wacht, én de email. Denk jij met afgrijzen aan het moment dat de mailbox weer opengaat? Enkele tips hoe ook jij je mailbox leeg houdt.

Zet je inbox uit

Zet als het enigszins mogelijk is gedurende de dag je e-mail programma uit. “Maar dan ben ik niet meer bereikbaar, help!” Juist, en dat is precies de bedoeling. Controleer hooguit een paar keer per dag op nieuwe e-mail. Voor de meesten van ons is het helemaal niet nodig direct onze e-mail te zien (behalve wanneer het je werk is, op een helpdesk bijvoorbeeld). Als ze je nodig hebben bellen ze toch wel?

Neem een besluit

Op die momenten dat je nieuwe e-mails verwerkt, neem er dan meteen een besluit over: korte antwoorden schrijf je meteen, lange komen op een actielijst of in je agenda. Nog geen idee wat te doen? Dan gaat de e-mail naar een bezink lijst. Iemand anders kan dit beter? Meteen doorsturen, en de verzonden e-mail op de Afwachten lijst zetten.

Geen geluidjes

Er zijn nog altijd mensen die een bliepje, geluidje of flikkerend scherm voor hun kiezen krijgen bij iedere nieuwe e-mail. Alsof de postbode met iedere nieuwe brief of reclamefolder apart langskomt, en iedere keer even aanbelt. Mijn voorstel: zet het uit, dit geeft je een hoop rust (als je de nieuwsbrief al een tijdje ontvangt, hoor je me dit vast niet voor het eerst roepen…)

Behou het overzicht

Zeker wanneer je inbox overvol zit, is het lastig om overzicht te krijgen. Probeer zo ver te komen dat de inbox aan het eind van de dag leeg is. Het werk is niet af, maar je weet welke mail je ontvangen hebt, en wat ermee dient te gebeuren.

Geen werkmail op vrije dag

Als je vrij bent, probeer dan echt geen (werk)mail te lezen. Doe je dat toch, dan word je als vanzelf het werk ingetrokken. Zo wordt je vrije dag een verkapte werkdag.

Gooi weg!

Wees niet te bang: gooi weg! De meeste mensen slaat de angst om het hart als ze deze suggestie horen. Echter, veel oude e-mails zijn al lang ingehaald door de realiteit (niet meer nodig, documenten zijn bijgewerkt, iemand anders heeft een verzoek al uitgevoerd). Bedenk eens eerlijk wat er zou gebeuren wanneer je alle e-mails ouder dan een week zou weggooien? Misschien wel minder dan je denkt. En als je dit nog echt niet aandurft: maak eens een map ‘oude e-mails’ aan, waar je al die oude e-mails naartoe verplaatst. Ik ben benieuwd hoe vaak -of weinig!- je daar nog naar moet uitwijken.

Out-of-office

Meld in je out-of-office reply dat je de mail op het moment niet kunt lezen, maar er na je vakantie op terug zult komen. Op die manier weet de verzender waar zij aan toe is. En jij hebt niet meer dat onrustige knagende gevoel in je achterhoofd dat er misschien wel iemand iets van jou wil. Voor de hand liggend: ja, maar lang niet iedereen past het toe.

Filter

De laatste, maar zeker niet onbelangrijkste tip: stel regels in (filters worden ze door sommige e-mail programma’s genoemd) om mail bij binnenkomst te filteren. Op deze manier komen ze niet in je inbox terecht maar direct in het juiste mapje. Nieuwsbrieven en automatische meldingen vanuit een systeem lenen zich hier bijzonder goed voor. Dit scheelt jou tijd en het houdt je inbox overzichtelijk. Belangrijke email valt zo niet weg tussen allerlei leuke linkjes en LinkedIn verzoeken.

Tekst: Arjan Zuidhof op Lifehacking.nl

Lees ook:
- Professioneel e-mail gebruik
- Hoe ga je om met vakantieblues?