8 manieren om te snoeien in de papierberg op kantoor

Martine Taelman, senator voor Open VLD, vindt dat de papierberg van de Senaat te groot wordt. "Alleen al de antwoorden op mijn parlementaire vragen voor de vorige legislatuur zijn goed voor een stapel van 8 centimeter", zo stelt ze vast. Ook op kantoor gaan werknemers vaak kwistig om met papier. Hoe kan je bezuinigen?

1. E-mail, e-mail, e-mail

Maak zoveel mogelijk gebruik van e-mail. Je bespaart er brief- en faxpapier mee. Bekijk ook de mogelijkheden van een elektronische handtekening. Voor interne communicatie is een prikbord wellicht een handig alternatief.

2. Print geen halve website af

Websites, documenten van internet... sla ze op op de harde schijf van je computer in plaats van ze uit te printen. Is het toch nodig om een en ander af te drukken. Zorg er dan voor dat je geen halve website print als je maar enkele paragrafen nodig hebt. De website printwhatyoulike.com helpt je om precies datgene wat je nodig hebt, af te drukken.

3. Archiveer digitaal

Toch handig zo'n pdf-archief: dankzij digitale zoekmogelijkheden vind je in geen tijd de info die je nodig hebt. Bovendien nemen servers en cd'roms/dvd's veel minder plaats in dan archiefmappen. Wist je bijvoorbeeld dat je op een cd-rom documenten kan bewaren waarvoor je anders een halve ton papier nodig hebt?

4. Al gehoord van recto-verso?

Een klassieker, maar vaak nog vergeten: druk recto-verso af, verklein de documenten en/of print meerdere pagina's op een bladzijde af. Vraag de it-verantwoordelijke om de printer standaard op zwart-wit en recto-verso in te stellen. Sommige apparaten hebben ook een zuinige modus. Ga bovendien voor een papierzuinige lay-out: let op lettertype, interlinie, kantlijnen.

5. Waar ligt het kladpapier?

Maak een stapeltje met alle enkelzijdig bedrukte papieren en zorg ervoor dat alle werknemers weten waar ze die kladstapel kunnen vinden.

6. Fouten haal je eruit op het scherm

Maak niet van elk document een testafdruk. Haal fouten er zoveel mogelijk uit vanop het scherm. De spelling- en grammaticacontrole kunnen daartoe handige hulpmiddeltjes zijn. Vergroot de letter of de regelafstand als je wat meer leescomfort wil. Bekijk de pagina-indeling via de optie afdrukvoorbeeld.

7. Koop milieuvriendelijk papier

Koop milieuvriendelijke papiersoorten, zoals gerecycleerd en ongebleekt papier. Neem waar mogelijk papier van een lager gramgewicht. Kwaliteitspapier is niet altijd nodig voor een werkdocument.

8. Hoeveel kopieën heb je precies nodig?

Heb je een vergadering en wil je iedereen een documentje geven om te volgen, zoek dan eerst uit hoeveel kopieën je exact nodig hebt. En denk eraan, werknemers kunnen tijdens een vergadering gerust samen kijken. Of nog beter, gebruik PowerPoint en stuur het document achteraf elektronisch door.

Tekst: Hermien Vanoost - Bron: NetOnline Redactie

Lees ook:

- Hoe kun je de printkosten drukken?
- 5x beter, slimmer en efficiënter mailen
- Lean management: hoe jij en je collega's efficiënter kunnen werken