7 tips tegen misbruik van het cc-veld in e-mails

Een gehaat aspect van werkmails: te vaak en te veel mensen cc'en. Het is not done, maar toch gemeengoed. De 7 meest gemaakte cc-fouten.

1. Te veel mensen in de cc zetten

Hoe meer mensen je een mailtje naar stuurt, hoe minder kans je hebt op een antwoord van één van hen. Het aan-veld is bestemd voor mensen waarvan je verwacht dat ze je bericht lezen en er op reageren. “Het cc-veld moet je dus spaarzaam gebruiken. Je moet alleen mensen cc’en die echt van iets op de hoogte moeten blijven”, stelt leiderschapsexpert Michael Hyatt in een artikel over e-mailetiquette. 

Is een mailconversatie op een gegeven moment niet meer relevant voor één of meerdere van de personen in het cc-veld, haal hen er dan uit. Anders val je ze alleen maar lastig met je berichten. “Verwijder op elk moment onnodige mailadressen uit het cc-veld voordat je antwoordt”, adviseert Judith Kallos, auteur van boeken over e-mailetiquette.

2. Je baas cc’en als manier om te klagen

Het is een ongeschreven managementregel: klaag nooit over een collega via een cc aan zijn baas. Dat is niet de meest effectieve manier om je baas te laten weten dat er een probleem is ontstaan dat om een oplossing vraagt, stelt Alison Green van de blog Ask A Manager. 

“Pak het probleem direct aan in plaats van te verwachten dat je baas reageert op een mail waarin hij in het cc-veld staat. Soms is het beter om zaken niet per e-mail te bespreken. Levert dat geen oplossing op, dan kan je altijd nog je baas – direct – mailen over het probleem, met de vraag of hij niet met de desbetreffende collega wil praten, omdat dat de enige oplossing lijkt.”

3. Per ongeluk antwoorden aan iedereen

De grote valkuil: je dacht te reageren aan de afzender, maar had niet gezien dat er nog allerlei mensen in het cc-veld stonden. En dan blijkt dat zij jouw boodschap beter niet hadden kunnen ontvangen. Oeps.

4. Vergeten aan iedereen te antwoorden

Het omgekeerde kan ook vervelend zijn. Collega’s die steevast bij mails met mensen in de cc, vergeten om ‘reply all’ te doen, waardoor het effect van het ‘groepsgesprek’ weg is of andere betrokkenen niet meer kunnen meelezen. Voeg simpelweg de mailadressen die oorspronkelijk in de cc stonden opnieuw toe in jouw volgende reactie. De ‘rest’ kan dan weer ‘meelezen’.

Als hint aan degene die de cc-mensen vergat, kan je in jouw mail hen nog even aanhalen, zodat die persoon er weer even aan wordt herinnerd dat ook anderen het gesprek moesten volgen. Het kan zijn dat je te maken hebt met een totale digibeet die niet eens weet wat een cc-veld is.

5. Stiekem het bcc-veld gebruiken

Met het bcc-veld kan je anderen –  anders dan bij cc –  stiekem laten meelezen met jouw bericht, zonder dat de ontvanger het ziet. Hij dacht dat jullie privé aan het communiceren waren, maar jij doorbreekt de vertrouwelijkheid. Communicatie-expert Tracy Goodwin: “Het BCC-veld wordt vaak misbruikt bij conflicten, terwijl er veel betere manieren zijn om die op te lossen.”

6. Reageren om te laten zien dat je meeleest

Ben je zelf gecc’d, dan hoef je zelf lang niet altijd te reageren. Meestal ben je alleen toegevoegd ‘ter informatie’. “Reageer alleen als je iets toevoegt aan de conversatie. Je ziet zo vaak nutteloze oneliners van mensen die denken dat ze toch iets moeten reageren”, stelt Kallos. “Als je bent gecc’d moet je alleen reageren als je iets weet dat noodzakelijk is om te vermelden over het behandelde onderwerp.”

7. Mensen halverwege een mailconversatie toevoegen via cc

Gedurende een mailwisseling ineens anderen via cc toevoegen is lang niet altijd even netjes, zeker niet als er iets besproken is dat negatief overkomt bij de gecc’de personen. Mensen met wie je mailt moeten van enige vorm van discretie kunnen uitgaan, aldus Kallos. 'Door mensen aan een privé gesprek toe te voegen zonder dat de ander het daarmee eens is, kan tot ongenoegen leiden en ervoor zorgen dat ze je niet meer vertrouwen. Als je hiermee in de fout gaat, kan je als onprofessioneel worden gezien.'

Tot slot nog een interessante oplossing tegen ‘cc-spam’ die internetondernemer Boris Veldhuijzen van Zanten van The Next Web aanhaalde: “Ik ken een manager in een groot bedrijf die automatisch alle mails waarin hij niet in het aan-veld staat wegfiltert. Zijn redenering: 95% van alle berichten waarin ik in het cc-veld sta, kan ik zonder problemen negeren.”

“Voor die 5% die toch belangrijk genoeg is, geldt dat die mensen me vanzelf direct mailen als ik niet snel genoeg reageer.” Hij gaat zelf niet zo ver. “Maar we maken wel duidelijk in ons bedrijf dat het niet nodig is om iedereen over van alles en nog wat te cc’en. Dat bespaart iedereen een boel mails.”

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.nl.

Tekst: Tonie van Ringelestijn