7 tips om je taken goed te plannen

Goed plannen is een kunst. Maar onze goede bedoelingen, nauwgezette lijstjes en planningen halen niet altijd het einde van de dag. Hoe plan ik mijn dag zodat ik geen taken vergeet?

Tips bij het maken van je planning

1. Agenda: Werk met een agenda. Noteer hier je concrete taken en afspraken. Voorzie ook de nodige bufferruimte voor onverwacht late vragen en andere activiteiten die tijd vragen.

2. Planning: Maak een onderscheid tussen je lange en korte termijn planning.

3. Prioriteit: Stel je prioriteiten op. Maak een onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke taken.

4. Delegeer indien mogelijk. Doe dit op tijd zodanig dat anderen hun tijd ook goed kunnen plannen.

5. Trek je terug tijdens drukkere momenten. Sluit je even af en laat een boodschap noteren. Zo kan je ongestoord werken.

6. Respecteer je pauzetijden. Langdurig intensief bezig zijn kan een effect hebben op je concentratie en je accuraatheid. Een fysieke en mentale pauze, weg van je bureau, zal je verfrissen en je productiviteit verhogen.

7. Extra's:
- Werk met een ‘to-do-lijstje’ en hou dit up-to-date. Zien wat je verwezenlijkt hebt en kunnen wegschrappen geeft een mentale boost!
- Voorzie ‘reminders’ op in het oog springende plaatsen
- Vraag eventueel aan anderen om je iets te helpen herinneren

Vragen die je jezelf kan stellen bij het opmaken van je planning

1. Hoe ga jij om met deadlines?
Als je merkt dat je vooral iemand bent die pas op het laatste moment in actie schiet, is het belangrijk om je project op te delen in kleinere deelprojecten. Ter ondersteuning kan je vaste overlegmomenten inplannen met collega’s om deze ‘tussen-deadlines’ te bewaken.

2. Ben jij een uitsteller?
Mensen hebben de neiging om taken die ze niet graag doen voor zich uit te schuiven. Maar dit is geen oplossing want in tussentijd blijft de taak door je hoofd spoken. We zien op tegen wat nog moet komen. Op deze manier verlengen we dus gewoon de ‘minder-leuke-taken-tijd’! Begin met die taken waar je het meest tegenop ziet. Eens je ermee bezig bent, valt het vaak beter mee dan verwacht.

3. Ben jij een moeilijke afronder?
Misschien merk je dat jouw planning vaak in het gedrang komt doordat je moeilijk taken kan afronden. Mogelijk kan dit te maken hebben met een perfectionistische ingesteldheid. Het is nooit goed genoeg. Mensen met faalangst hebben hier meer last van. Probeer de taken waarop je blijft ‘hangen’ eens te plannen op momenten dat je niet veel tijd hebt, bijvoorbeeld tijdens het laatste uur van de dag of tijdens je treinrit. Door je tijd af te bakenen krijg je terug controle en voelt de taak meer beheersbaar.

4. Wanneer werk jij het best?
Iedereen heeft een periode doorheen de dag waarin hij of zij beter geconcentreerd is en meer werk verzet krijgt. Neem deze periode te harte om die taken te doen met een hogere moeilijkheidsgraad.

5. Ben jij een ‘ja-zegger’?
Ben jij iemand die op elk verzoek van anderen ‘ja’ zegt, ook al is je agenda overbeladen? Belangrijk is om een zicht te krijgen op de vraag waarom je dit doet? Heb je schrik dat je baas of collega’s je onbekwaam of niet gemotiveerd vinden? Heb je een enorme behoefte om je te bewijzen? Indien je merkt dat je hierdoor vaak in de problemen komt, bespreek dit dan met een vertrouwenspersoon.

6. Ben jij een ‘over-planner’?
Sommige mensen hebben zodanig schrik om iets te vergeten en stoppen hierdoor niet met het maken van plannen en lijstjes. Overdreven plannen gaat uiteraard ook ten koste van een efficiënte werktijd. Klinkt dit herkenbaar? Houd dan volgende punten in je achterhoofd:
- De zaken die echt belangrijk zijn, zal je niet snel vergeten.
- Als je al eens een kleinigheid vergeet, is dit gewoon menselijk en geen ramp.
- Vertrouw af en toe ook eens gewoon op je geheugen. Voortdurend angstvallig terugvallen op lijstjes maakt dat we soms vergeten dat we de mogelijkheid meekregen om ons ‘dingen te herinneren’
- 1 vast moment op de dag waarop je je planning bekijkt is voldoende.

Bron: ISW Limits

Lees ook:
- Is een online agenda iets voor jou?
- Time management: planning
- Hoeveel uren mag je werken?