6 tips om vlotter met de Outlookkalender te werken

Velen kunnen zich geen werkdag zonder Outlook voorstellen. Maar haal je wel het maximum uit dit handige stukje software? Hierbij alvast 6 snelle tips om vlotter met de kalender om te gaan.

Snel meerdere dagen na elkaar tonen

Klik in het kleine kalenderoverzicht linksboven op je scherm op de eerste dag van de periode die je wil bekijken. Sleep dan je muis naar het eind van die periode of klik terwijl je SHIFT ingedrukt houdt op de laatste dag.

Wil je dagen vergelijken die niet na elkaar komen? Houdt dan CTRL ingedrukt terwijl je de verschillende dagen selecteert.

Handig: dit werkt ook voor periodes die niet binnen één maand vallen.

Snel overschakelen naar het maandoverzicht

Gebruik de toetsencombinatie ALT en =

Een gewone afspraak omzetten naar een evenement dat een hele dag duurt

Sleep in de kalender de afspraak naar het vakje vlak onder de datum van de dag in kwestie. Dit werkt enkel in ‘day view’ en ‘week view’, niet bij een volledig maandoverzicht.

De tijdsindeling van het kalenderrooster aanpassen

Standaard is een dag in de kalender ingedeeld in halve uren. Je kan dit veranderen naar een indeling per 5, 10, 15 of 60 minuten. Rechtsklik op de kalender, ga naar ‘Other Settings…’ en kies dan bij ‘Time Scale’ de indeling die je wil.

Informatie uit je kalender versturen per e-mail

Soms is het handig als je kalenderinformatie per e-mail kan versturen, zeker als de persoon met wie je wil afspreken Outlook niet gebruikt. Op die manier vermijd je ellenlange conversaties à la: ‘Kan jij op dinsdagmiddag?’ – ‘Nee, dan heb ik een afspraak. Woensdag?’ – ‘Woensdag ben ik enkel vrij tussen 4 en 5.’ etc.

Gelukkig voorziet Outlook de mogelijkheid om op een overzichtelijke manier informatie uit je kalender in een e-mailbericht in te voegen. Dit kan in een paar kliks:

  1. Maak een nieuw e-mailbericht aan. Schrijf je boodschap en zet de cursor waar je het kalenderoverzicht wil invoegen.
  2. Kies voor ‘Insert’ en dan ‘Calendar’.
  3. Vul de dialog box naar wens in en klik op ‘OK’

Zet automatisch alle feestdagen in de kalender

Dit bespaart je wat werk bij het begin van elk nieuw jaar.

Ga naar ‘Tools’, kies vervolgens ‘Options…’ en ‘Calendar Options’. Klik dan op ‘Add Holidays…’ en kies het land (Belgium) waarvan je de officiële feestdagen wil importeren. Deze dagen worden dan automatisch in je kalender gezet.

Bronnen: blogs.office.com / living-with-outlook.com