6 tips om drukbezette mensen te mailen

CEO's, politici, über-netwerkers ... Ze hebben alvast één ding gemeen: ze ontvangen dagelijks honderden e-mails. Hoe kan jij met jouw boodschap opvallen in die stortvloed aan berichten?

Wij geven je zes tips om mensen die het dag in, dag uit druk-druk-druk hebben op een effectieve wijze te bereiken via e-mail, en nog een antwoord terug te krijgen ook.

1. Het onderwerp

Dit is het allerbelangrijkste: zorg voor een duidelijke, samenvattende onderwerpregel. Dit maakt het verschil tussen een e-mail wel of niet openen. Vermijd nietszeggende dooddoeners zoals 'vraagje', 'hallo', 'idee' of - godbetert - helemaal niets. Wees ook niet bang om al meteen een gemeenschappelijke kennis te vernoemen. Iets als 'Op zoek naar investeerder voor start-up (via Karel Matthys)' vat goed samen wat je mail bevat.

2. Het juiste e-mailadres

Iedereen heeft tegenwoordig meerdere e-mailadressen. Antwoord consequent met hetzelfde e-mailadres, dat bij voorkeur je naam, voornaam en de naam van je bedrijf bevat. Onprofessionele e-mailadressen zoals lievekuh4U@hotmail.com zijn uit den boze.

3. Herhaal de context

Begin je mail met een korte introductie. De persoon die je mailt weet niet wie je bent, hoe je aan zijn contactgegevens komt en of jullie elkaar al eerder ontmoetten. Plaats in de handtekening van je mail ook nog eens je naam, contactgegevens, bedrijf en functie.

4. Hou het kort

Ja, je hebt veel te zeggen, maar je ontvanger heeft weinig tijd. Hou het dus zo kort en bondig mogelijk, met maximum vijf zinnen. Zo maak je het gemakkelijk om je boodschap te lezen en te beantwoorden vanop een smartphone.

5. Wees duidelijk

Ga recht op doel af: zeg expliciet wat je wil. Wil je een meeting, wil je een idee of businessplan pitchen, wil je de contactgegevens van iemand anders bemachtigen ... Vragen wat je wil is veel effectiever dan rond de pot te draaien.

6. Antwoord onmiddelijk

Als je een antwoord terugkrijgt waar je zelf wil op reageren, doe dat dan meteen. Je ligt dan nog vers(er) in het geheugen van je correspondent en je toont dat je bezig bent met je project.