6 slimme vergadertips van Jacques Rogge, Goedele Liekens en Hans Bourlon

Bijna de helft van de Belgische werknemers vindt minstens 1 op 3 vergaderingen nutteloos. Efficiënter vergaderen is dus de boodschap. Maar, hoe doe je dat? De tips van toppers uit het bedrijfsleven en de politiek.

1. Beperk je vergadering in tijd

Jacques Rogge, voorzitter van het Internationaal Olympisch Comité: "Voor vergaderingen heb ik een aantal regels ingesteld. Geen enkele beleefdheidsformule bijvoorbeeld en de dag voor de vergadering krijg ik op een A4’tje de belangrijkste punten toegestuurd. De vergadering mag maximum 45 minuten duren. Ik stel niet veel vragen maar ik luister erg goed."

"Als er een PowerPointpresentatie is, is de regel 6 x 6 x 6 van toepassing. Dat wil zeggen 6 slides, 6 punten op elke slide en elk punt 6 woorden. Men houdt zich daar gelukkig aan. Ik houd namelijk niet van visuele hoogvliegers. Het moet snel kunnen gaan. Vergaderen doe ik zoveel mogelijk via telefoon, mail en videoconferenties."

2. Maak geen overvolle agenda en zorg dat iedereen voorbereid is

Herman Van Rompuy, Europees president: "In de Europese Raad zetelen 27 staatshoofden. Voor zo’n vergadering werk ik met een draaiboek. Welk punt behandelen we eerst? Wat voor de lunch, wat na de lunch? Hoe delen we de tijd in? Doe je dat niet, dan kun je met 27 mensen geen goede vergadering hebben."

"Omdat de tijd beperkt is, behandelen we maar één, twee of drie heel belangrijke punten. Iedereen is er trouwens goed voorbereid. Dat moet ook, want elk heeft maar twee of drie minuten spreektijd voor een onderwerp als economische strategie of monitoring klimaat. Een discussie in de vergadering is dus amper mogelijk. Natuurlijk kan het dus best zijn dat er, ondanks alle goede voorbereidingen, meningsverschillen zijn. Dan moeten we op de een of andere manier aanvoelen wat er gebeurt in de vergadering en zien of dat er een grootste gemene deler gevonden kan worden. Dat is een oefening die je in elk type vergadering meemaakt, zowel op een hoog als op een laag niveau. Het is dus niet omdat het allemaal voorbereid is, dat het allemaal smoothly verloopt, maar je verhoogt wel je kansen dat het tot conclusies zal leiden."

3. Neem het verslag van de vorige keer erbij

Christian Van Thillo, ceo De Persgroep: "Wij vergaderen altijd met notulen van onze vorige vergaderingen en we proberen goed voorbereid te zijn. Brainstorming, budgetten opstellen, businessplannen voorbereiden enzovoort, verlopen allemaal strikt volgens de agenda. Het grootste probleem is dat als je eenmaal aan het vergaderen bent, je soms de neiging hebt om af te wijken van de agenda."

4. Beslis en verbind er concrete acties aan

Goedele Liekens, programma- en bladenmaker: "Als ik zelf een vergadering leid, is er wel een agenda maar ook dat probeer ik zoveel mogelijk te delegeren. Dan merk je pas hoe mensen werken. Ik heb graag een concrete agenda. Ik heb jaren een beleidsfunctie gehad. Daar was altijd een vergaderagenda. Daar stond genoteerd: a) een idee voor discussie; en b) beslissen, zelfs met een timing erbij. ‘We gaan hier een kwartier over discussiëren en dan moet er een beslissing vallen.’ Achter die b) stond bijvoorbeeld over welke actie het ging en wie dat dan deed. Dat is zo belangrijk!"

5. Beperk het aantal deelnemers

Hans Bourlon, ceo Studio 100 en Manager van het Jaar in 2008: "Gert en ik houden niet van lang en veel vergaderen. Ik zou dat het liefst staand doen. Ik vind dat je een vergadering moet splitsen in twee delen. Dat is één: snel to the point komen, en twee: voldoende tijd nemen voor ‘social talk’. Bij voorkeur moet je de twee niet te veel vermengen, maar ze mogen op zijn minst even lang duren."

"Ellenlange vergaderingen zijn aan ons niet besteed. Ik ben voorstander van een soepele organisatie met enkele sterke leiders die keuzes maken en verantwoordelijkheid nemen. Een te grote democratie, zeker als je van een wit blad start, kan eindigen in ellenlange discussies met een slecht resultaat. In een bedrijf ben ik dus voorstander van sterk leiderschap. Een vorm van verlicht despotisme (lacht)."

asset/47094

 

 

Bron: 'Win tijd op jouw manier' van Tim Christaens (Lannoo, 19,95 euro)

Bestel het boek en betaal geen verzendingskosten. 

 

Lees het volledige dossier over time management.