Foutmelding

  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.
  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.

5 vragen die managers zich stellen over de vakantieperiode

Een hoop werk en al je mensen zijn in verlof? Dan heb je het niet goed gepland. Want dit kon je zien aankomen.

Maar we moeten de hand in eigen boezem steken: dit artikel had natuurlijk ook gewoon in de kerst moeten zijn geschreven. Want voor het gemiddelde bedrijf is een half jaar vooruit plannen toch wel verstandig. Sterker, je weet het ruim van tevoren, dus het is heel erg makkelijk te plannen. Je moet het alleen wel dóén. De eerste vraag is alleen ...

1. Wanneer begin je met plannen?

“Dat hangt heel erg af van de branche waarin je zit”, zegt Ton van Ginkel, organisatiepsycholoog en consultant bij Déhora, een adviesbureau dat zich bezighoudt met werktijdenkwesties. “Busbedrijven regelen het al een jaar van tevoren. Maar er zijn bijvoorbeeld ook fabrieken bij wie de productie stil ligt in de vakantieperiode. En je hebt sectoren als de bouw, waarbij je mensen verplicht in een periode vakantie hebben.”

Heel gemiddeld genomen kun je wel stellen dat je 's winters een zomerrooster kunt gaan maken, en dat dit ook hét moment is dat je collega's en medewerkers hun planningen doorgeven, zodat je het binnen het team op elkaar kunt afstemmen. Als het binnen je bedrijf wat minder nauw luistert met elkaar, dan is drie maanden ook goed, zolang je het maar niet op het allerlaatste moment laat aankomen. “Als je ruim van tevoren start, heb je nog volop mogelijkheden. Twee weken voor de vakantie heb je geen mogelijkheden meer.”

2. Wat is mijn minimale bezetting?

Maar hoe goed je het ook plant, je zult in deze periode een minder grote capaciteit ter beschikking hebben. Daarom is het volgens Van Ginkel verstandig om vervolgens te bekijken wat de minimale bezetting is waarmee je organisatie door kan draaien. Meestal zal het tijdens de vakantie minder druk zijn (de meeste klanten zullen er ook ergens tussenuit knijpen), dus dat is een verzachting die je mee kunt nemen.

Uiteindelijk kun je op basis daarvan gaan plannen. “Dat is eigenlijk je startbasis”, zegt hij. “Dan kun je beginnen met bijsturen en bijvoorbeeld op tijd een voorraad aan te leggen.” Het is bijna alsof je een ondernemingsplan maakt.

3. Wat kun je zoal organiseren?

Daarna zul je even moeten nadenken hoe je dat opvangt. Daar zijn allerlei verschillende manieren voor, en je kunt kiezen wat het beste bij je bedrijf past. “Je kunt regelen dat sommige mensen in die periode meer zouden kunnen gaan werken”, zegt Van Ginkel “Willen ze bijvoorbeeld overuren draaien? Maar je kunt het ook in hun contracten regelen, met min-max-contracten.” Daarbij wordt eerst vastgesteld welke maanden drukker zijn, en welke rustiger.

In de rustigere maanden laat je ze 'min-uren' werken, die ze in de drukkere maanden inhalen. Maar maak het niet te dol. “Niemand wil de ene week twintig uur werken, en de volgende week zestig uur.”

Ook kun je denken aan tijdelijke krachten, van uitzendkrachten tot freelancers (wel op tijd inhuren!). Het is aanlokkelijk om juist in deze periode stagiairs aan te nemen. Maar dat raadt Van Ginkel af, omdat je het risico loopt dat deze te veel moeten gaan dragen. “In deze periode is er minder ondersteuning of back-up, dus dat komt de kwaliteit niet ten goede.” Maar het is volgens hem geen wet van Meden en Perzen: “Als ze aan het eind van hun stage zitten, dan is het een mooie kans om ze wat zelfstandige ervaring op te laten doen.”

4. Wat moet dat kosten, al die vakanties?

Gezond verstand en de moderne samenleving leiden tot de conclusie dat zo'n vakantieperiode duur is: je betaalt je mensen door, terwijl de productiviteit omlaag gaat (of de arbeidskosten omhoog omdat je allemaal tijdelijke mensen in de arm neemt). Gelukkig valt dat volgens Van Ginkel onder de streep wel mee. “Budgetten worden over een heel jaar gemaakt”, zegt hij. “Rustige periodes worden als het goed is gecompenseerd door de drukkere periodes in het jaar.” En de vakantieperiode is een voorspelbare rustige periode.

“Maar het is natuurlijk wel mogelijk dat je merkt dat het werk in deze periode niet rendabel is. Dan is de beslissing tot een zomersluiting een logische stap.”

Toch is de zomer ook een mooie kans: je mensen hebben een bepaald aantal dagen, en die moeten hoe dan ook toch op. Bovendien is het volgens Van Ginkel aangetoond dat een langere vakantie van twee weken eens in het jaar goed is voor de productiviteit. Dan is een rustige periode een uitgelezen kans om daar gecoördineerd een hap uit te nemen. “Voor het bedrijf is dan het voordeel dat ze in december er niet achter hoeven komen dat iedereen nog een maand verlof heeft staan”, lacht Van Ginkel.

5. Kan ik als leidinggevende wel op vakantie?

Over deze kan Van Ginkel kort zijn. “Een goede manager is nooit onmisbaar.” Aangezien de periode rustiger is en waarschijnlijk meer op de automatische piloot kan worden afgewenteld, dan kan het geen kwaad om er zelf tussenuit te knijpen.

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.nl.

Tekst: Michiel van Blommestein