5 apps om notulen te maken

Notuleren, het is een taak die minstens zo nuttig is als vervelend. De volgende apps helpen je het notuleren makkelijker te maken.

Het is misschien wel het belangrijkste onderdeel van een vergadering: de notulen. Toch zijn die notulen vaak een ondergeschoven kindje omdat het tijd en energie kost om een goed verslag te produceren van een vergadering. Zonde, want goede notulen kunnen ervoor zorgen dat de volgende vergadering een stuk efficiënter verloopt. De volgende apps zorgen ervoor dat het maken van notulen kinderlijk eenvoudig is.

MinuteTaker – iOS - €6,99

Minute TakerWat we ontzettend fijn vinden aan MinuteTaker is het feit dat de app uitblinkt in z’n eenvoud. Immers, het laatste waar je op zit te wachten is een app die zo’n ingewikkelde interface heeft dat het notuleren er alleen maar arbeidsintensiever van wordt. Je kunt MinuteTaker het beste vergelijken met een e-mailapplicatie.

Het linkerdeelvenster geeft je een overzicht van de beschikbare vergaderingen, en in het rechterdeelvenster kun je de notulen lezen/maken/bewerken. Ontzettend handig is dat dit puntsgewijs gaat. Oftewel: zodra je klaar bent met een onderdeel, ga je naar het volgende onderdeel en wordt er automatisch een cijfer aan toegekend. Zo maak je je notulen heel snel heel overzichtelijk. Voeg daaraan toe de mogelijkheid om het resultaat op te slaan in Dropbox, en je hebt een zeer handige en efficiënte notuleer-app. Wel jammer dat hij zo duur is.

Meeting Minutes Pro – Android - € 2,99

Meeting minutes proDe grote kracht van Meeting Minutes Pro zit hem in de integratie met andere onderdelen van Android. Zo kun je bestaande vergaderingen eenvoudig importeren uit je agenda, evenals de deelnemers daaraan. Wanneer je een vergadering hebt met een stuk of twintig man, kun je je wel voorstellen hoeveel tijd je dat scheelt.

Een apart gedeelte voor actiepunten zorgt ervoor dat je snel en eenvoudig een helder overzicht hebt van de essentie van een vergadering. Vervolgens kun je het resultaat heel eenvoudig delen in PDF-formaat, Word, XML of HTML, waarbij je de inhoud van de vergadering weer terug kunt synchroniseren naar je Android-agenda.

Beesy – iOS - € 5,49

BeesyEen app die qua basisfunctionaliteit veel lijkt op Meeting Minutes Pro voor Android, maar qua interface een stuk fraaier uitgevoerd is. Ook hier kun je de vergaderingen synchroniseren met de iPad op je agenda. Handig hier zijn echter vooral ook de sjablonen die je in staat stellen om snel een overzichtelijke lijst van actiepunten te maken.

Een geautomatiseerde to-do-list modus maakt het genereren van dit soort lijsten kinderlijk eenvoudig, terwijl de smart notes (de mogelijkheid om afbeeldingen, tekeningen, audio, taken enzovoort te koppelen aan je teksten) ervoor zorgt dat je je notulen zo rijk kunt maken als je zelf nuttig vindt. Wederom wel wat prijzig, maar nuttig voor veel meer zaken dan notuleren alleen, dus wat ons betreft zeker de moeite waard.

Evernote – iOS en Android – Gratis

EvernoteEen app die al eerder verscheen in onze lijstjes met handige apps, om de simpele reden dat Evernote zo krachtig en veelzijdig is, dat je er de meest uiteenlopende taken mee kunt uitvoeren. Notuleren is er daar één van. Hoewel Evernote niet specifiek bedoeld is voor notuleren (je kunt bijvoorbeeld geen contactpersonen en agenda-items importeren), is het er voor de rest wel uitermate voor geschikt. Je kunt een vergadering aanmaken als item, en daar tekst invoegen, maar ook afbeeldingen, krabbels en aantekeningen, en indien nodig ook audio-opnames van de betreffende vergadering (al neem je de hele vergadering op, geen probleem).

Handig is ook de mogelijkheid om to-do-lijstjes aan te maken in de app, hetgeen prima werkt als lijst met actiepunten. De grote kracht is natuurlijk dat Evernote synchroniseert met het online account, zodat je de notulen na afloop direct beschikbaar hebt op je desktop.

Meeting Minutes – iOS - € 4,49

Meeting minutesNiet alleen een van de meest complete apps in deze lijst, maar ook nog eens de app die visueel het meest aantrekkelijk is, en dat is een understatement. In deze app maak je een vergadering aan, geef je aan wie eraan hebben deelgenomen en voeg je vervolgens de benodigde informatie toe, zoals notities, geluidsopnames, tekeningen (om een whiteboard na te tekenen bijvoorbeeld), lijsten met actiepunten (die je kunt toewijzen aan de deelnemers) enzovoort.

Tot zo ver niets dat de andere apps in dit overzicht niet kunnen. Geweldig wordt Meeting Minutes echter wanneer je de notulen gaat verwerken. Een top-down weergave van de vergadertafel, waarbij je stoelen kunt toewijzen aan personen, zodat je eenvoudig kunt zien wie wat gezegd heeft, hetgeen je visueel helpt bij het uitwerken van je notulen. De rest van de app oogt vervolgens als een virtueel bureau met bijvoorbeeld een la (voor documenten), en een map voor het indelen van belangrijke onderdelen van de vergadering. Meeting Minutes is een heerlijke app om mee te werken, zeker voor hen die vinden dat het oog ook iets wil.

Dit artikel verscheen eerder op Intermediair.nl.

Tekst: Martin Gijzemijter