4 originele manieren om vergaderingen korter te maken

Niets erger dan een vergadering die maar blijft duren, zeker als ze ook nog eens slaapverwekkend en weinig productief is. In dat geval zit er over het algemeen niet veel anders op dan de minuten aftellen … Of niet? Ontdek de oplossingen die het Franse start-upbedrijf Digitaleo voorstelt.

Tijdens vergaderingen gebeurt het dat elke deelnemer zijn ideeën wil opleggen. Je loopt dan het gevaar dat je komt vast te zitten in eindeloze discussies, dat de gemoederen hoog oplopen of dat het debat stagneert. Wat doe je dan om te vermijden dat de sfeer in je vergadering niet te slaapverwekkend of net te gespannen wordt? Digitaleo, een Frans bedrijf dat zich bezighoudt met mobiele marketing, heeft enkele eenvoudige technieken om de efficiëntie van vergaderingen op te drijven ingevoerd. Ziehier vier voorbeelden.

1. De keukenwekker

Bij een vergadering met veel deelnemers bestaat het risico dat sommige onderwerpen maar een klein deel van de deelnemers aanbelangt en daardoor tijdverlies is voor de anderen.

Om dat te vermijden kan je voordat de vergadering begint de tour van de tafel doen om vast te leggen hoeveel tijd elk onderwerp maximaal toegemeten krijgt. Vervolgens kan je een chronometer of een keukenwekker gebruiken om dat in de gaten te houden. Als het onderwerp niet afgerond is op het moment dat de tijd is verstreken, kan je nog eens snel de tour van de tafel doen om na te vragen of het onderwerp nog extra tijd verdient of dat het op een latere vergadering afgehandeld zal worden.

2. De loeidoos

Sommige mensen hebben problemen om ter zake te blijven. Is een van je collega’s weer bezig aan een ellenlange uitleg waarvan de details niemand interesseren? Dan is het tijd om de ‘loeidoos’ boven. Dat is een blikken doos die, als je ze omdraait, een loeiend geluid als van een koe laat horen. Voor wie het moderner wil: tegenwoordig bestaan er ook apps die na een druk op het touchscreen hetzelfde geluid laten horen. Let wel: de loeidoos moet binnen handbereik van iedereen liggen, zodat zowel de directeur als de stagiair er gebruik van kunnen maken.

Is dat allemaal niet erg onbeleefd? Niet echt, tenminste als de regels van bij het begin duidelijk zijn en iedereen zijn gevoeligheden in de kast laat. Het doel is tenslotte niet om mensen te beledigen, maar om vooruit te gaan.

3. De spreekstok

Terug naar de kleuterklas? Een spreekstok gebruiken lijkt misschien wat kinderachtig, maar het heeft als voordeel dat je er een vergadering rustig mee kan laten verlopen. Het principe is eenvoudig: duid op voorhand om het even welk (niet al te belachelijk) voorwerp aan als ‘spreekstok’. Enkel wie dit voorwerp in zijn handen vastheeft mag het woord nemen. Op die manier vermijd je dat iedereen op hetzelfde moment spreekt en zijn ideeën opdringt.

4. De ROTI-techniek

Het letterwoord ROTI staat voor ‘return on time invested’. Het doel is daarbij om snel en makkelijk de efficiëntie van een vergadering te beoordelen. Aan het einde van de bijeenkomst laat je elke deelnemer zijn hand opsteken en met zijn vingers punten van 1 tot 5 aan de vergadering geven. 1 betekent dat het tijdverlies was en 5 wil zeggen dat de vergadering productiever was dan vooraf gedacht. Die scores kan je dan gebruiken om het bij een volgende vergadering al dan niet anders aan te pakken.

Bron: Management