"Mijn collega is stil. Hoe lok ik hem uit zijn tent op vergaderingen?"

"Regelmatig organiseer ik een brainstorm op het werk. Een van mijn collega's is nogal introvert en durft op die momenten zijn stem niet te laten horen, terwijl hij wel vaak goede ideeën heeft. Wat kan ik hieraan doen?"
Het advies van Sofie Vuerstaek (ISW Limits)

Iedereen zal het wel kennen: vergaderingen waar sommigen vaak aan het woord zijn en anderen nauwelijks of niet. Natuurlijk heeft dit te maken met het onderwerp van de vergadering, de structuur en verhoudingen onder de collega’s, de mate van expertise en betrokkenheid bij het onderwerp. Toch is het niet voor iedereen even gemakkelijk om ‘zich te laten horen’ op een vergadering. Wat kan je doen om stillere werknemers meer te betrekken?

Enkele tips en bedenkingen:

1. Ga na waarom je collega niet graag het woord neemt op de vergadering. Misschien heeft hij het gevoel niet op zijn plaats te zitten doordat er te weinig aansluiting is met zijn eigen werk. Of misschien durft hij in groep gewoon zijn mond niet open te doen. In dat geval is een beetje coaching of een assertiviteitstraining wel op zijn plaats. Uiteraard kan het ook de context zijn die maakt dat de werknemer eerder stil overkomt. Misschien kwam hij terecht in een team van erg mondige collega’s en heeft hij het gevoel van hier communicatief niet tegenop te kunnen. Zwijgen of weinig inbreng leveren kan dan een gedwongen keuze zijn

2. Probeer extra waakzaam te zijn voor signalen die erop wijzen dat de stillere collega zich misschien ook niet heel goed voelt in de huidige situatie. Misschien probeert deze persoon af en toe wel tussen te komen maar zijn anderen hem of haar gemakkelijk te snel af.

3. Moedig hem aan uit zijn schelp te komen: maak oogcontact, knik hem bevestigend toe, zeg hem na de vergadering dat je zijn inbreng interessant vond...

4. Onderbreek hem niet en creëer ruimte voor zijn verhaal. Iemand die zich onzeker voelt, raakt gemakkelijk in een vicieuze cirkel. Doordat hij schrik heeft om onderbroken of niet gehoord te worden, komt hij al snel aarzelend over: een gebogen lichaamshouding, een lager stemvolume, het gebruik van veel twijfelwoorden (euh, misschien,…) kunnen hier voorbeelden van zijn. En doordat men minder stevig overkomt, vergroot de kans dat deze collega inderdaad over zich laat lopen.

5. Maak vooraf afspraken:
o Een agenda voor de vergadering doorsturen kan handig zijn. Zo kan je stille collega al vooraf nadenken over zijn inbreng.
o Duid iemand aan die ieders spreektijd in de gaten houdt.
o Voer een aantal expliciete rondvraagmomenten in.
o Zorg dat ieders rol tijdens de vergadering duidelijk is.
o Geef aan dat je het belangrijk vindt dat iedereen kan uitspreken en dat het niet de bedoeling is andere aan te vallen omwille van een mening.

In samenwerking met ISW Limits