Thuiswerken: de valkuilen

Is thuiswerken nu echt altijd rozegeur en maneschijn? Flexibel werken brengt eveneens een aantal ongemakken met zich mee. Zo valt de informele informatiestroom tussen collega's voor een groot deel weg.

Daarom doen zowel de werkgever als de werknemer er goed aan om een aantal afspraken en codes uit te werken om deze sociale valkuilen te ontwijken. Flexibel werken gaat immers samen met een bepaalde cultuur die nieuwe regels vraagt.

Contact tussen de thuiswerkende en het kantoor

Enkele aandachtspunten waar vooraf over moet gesproken worden en eventueel regels voor opgesteld moeten worden:

Wat gebeurt er met opdrachten of klussen die ad-hoc in het bedrijf binnenkomen?

Vaak worden die doorgeschoven naar de niet-thuiswerkers, wat onvrede bij deze laatste groep kan opwekken. Er kan afgesproken worden dat een bepaalde thuiswerker in zo'n geval alsnog naar kantoor geroepen kan worden.

Hoe vermijd je dat collega's van elkaar vervreemden?

Het is belangrijk dat de werkgever sociale activiteiten organiseert waar collega's op formele en informele manier nieuwtjes kunnen uitwisselen. Eén vaste dag waarop iedereen op kantoor aanwezig is, kan ook helpen. Daarnaast moet de thuiswerkende zelf energie steken in het onderhouden van contacten en is hij mede verantwoordelijk voor de informatie-uitwisseling.

Wanneer moeten de thuiswerkers bereikbaar zijn voor hun collega's aan het 'bedrijfsfront'?

Een thuiswerker is in principe vrij zijn werkuren zelf te kiezen. Men maakt best afspraken wanneer hij telefonisch bereikbaar is, bijvoorbeeld tijdens bepaalde bloktijden (9u-12u en 14u-16u). Een andere oplossing is af te spreken dat de thuiswerker een vast aantal keer per dag zijn e-mail en voicemail checkt.

Extra communicatie naar thuiswerker toe

Als een onderneming het systeem van thuiswerken wil invoeren, moet ook de communicatie door het office-management sterk uitgebouwd en ondersteund worden. Voor hen betekent dat:

- centraal agendabeheer dat voor alle medewerkers toegankelijk is
- distributie van dossier
en andere informatie die tot bij de thuiswerkers moet geraken
- het doorverwijzen van telefoontjes die binnenkomen naar de juiste personen, ook als die thuiswerken
- regelmatig vergaderingen inlassen zodat iedereen van elkaar weet waar hij mee bezig is en hoe alles in het bedrijf verloopt
- het op de hoogte houden van de thuiswerkers door middel van verslagen van vergaderingen of afspraken
- centraal beheer
en archivering van bestanden

Bron: Ministerie van Verkeer en Waterstaat (nl)