Mijn werk is waar mijn laptop staat

Flexibele bureaus alleen zijn niet genoeg, bij Microsoft in Wenen. Sinds een jaar kunnen de werknemers er neerploffen op blitse zitmeubels, een glijbaan gebruiken, brainstormen op barkrukken, hun creativiteit cultiveren … En daar worden ze alleen maar productiever van. Het eldorado van het nieuwe werken, juist ja.

In Wenen zijn ze best wel wat gewoon op architecturaal vlak. Toch doen de kantoren van Microsoft – verspreid over drie verdiepingen – menig bezoeker met de ogen knipperen. Je lijkt er rond te dwalen in de toonzalen van een designcentrum: ruimte, licht en lucht, kleurig meubilair, veel laptops. En niet te vergeten: een schuifaf waarmee je naar een informele vergaderplaats met zitkubussen kan glijden.

Leuk, dat zeker, maar waarom doet Microsoft het? Om indruk te maken op jonge werknemers en op klanten? Of om een andere reden? “We wilden de tevredenheid van onze werknemers vergroten, een aantrekkelijke werkgever zijn en tegelijk productiever worden”, vertelt Alexandra Moser, Business Group Leader van de Microsoft Office Division Oostenrijk. “Onze vroegere kantoorinrichting was inefficiënt. In Wenen konden we dat op een zeer eenvoudige manier vaststellen: de vergaderzalen waren altijd overgeboekt, terwijl de bureauruimtes grotendeels ongebruikt bleven.

Microsoft vond dat het daar iets aan moest doen, al had het bedrijf nog wel meer redenen om een transformatie door te voeren, in zijn kantoren in de Oostenrijkse hoofdstad. Alexandra Moser: De manier waarop we werken, is de jongste tien jaar enorm veranderd. Vroeger hadden we een industriële samenleving, nu zitten we in een diensteconomie en in de toekomst evolueren we naar een kennismaatschappij. Het gaat om informatie verzamelen, die op een nieuwe manier combineren, innovatief zijn. Dat kan allemaal op eender welke plaats: thuis, bij een klant, in een cafetaria, op kantoor … Er zijn geen geografische barrières of tijdzones. Daarom hebben we flexibel werken mogelijk gemaakt, temeer omdat we jong talent willen aantrekken en ook houden. De nieuwe generatie wil een goeie balans tussen werk en privé, dus daar moeten we rekening mee houden.”

Transformatie op maat

Met de hulp van de ongeveer 320 werknemers die op het hoofdkwartier van Microsoft Oostenrijk werken, werd nagedacht over hoe de nieuwe kantoren er moesten uitzien. Zij bepaalden mee welke communicatietechnologie er nodig was, welke ruimtes het meest aangewezen waren om hun werk te doen en welke afspraken er onderling gemaakt moesten worden om alles zo goed mogelijk te organiseren. “Die inspraak is belangrijk, ook omdat je op die manier mogelijke weerstand weg neemt. En je zorgt ervoor dat mensen trots zijn op de plaats waar ze werken”, zegt Alexandra Moser. “Maar het feit dat we onze werknemers inspraak gaven, zorgde er vooral voor dat de kantoorinrichting afgestemd werd op hun behoeften. Het leeuwendeel van ons personeel bestaat uit sales- of marketingmensen, die vaak bij klanten of op verplaatsing zijn. Flexibele bureaus zijn dus geknipt voor hen. Voor zo’n 15% van de mensen geldt dat evenwel niet. Zij werken in de financiële afdeling, of bij HR, en hebben wel een vast bureau gekregen.”

Kantoorinrichting creëert creatieve bui

Dat iets ogenschijnlijk banaals als de inrichting van een kantoor invloed kan hebben op de kwaliteit van vergaderingen, en zelfs de creativiteit en de zin voor innovatie gevoelig kan opkrikken, lijkt op het eerste gezicht misschien wat vergezocht. Toch klopt het, zegt Peter Vink, wetenschappelijk medewerker bij kennisorganisatie TNO in Nederland. Hij deed als hoogleraar aan de Technische Universiteit Delft onderzoek naar het verband tussen beide zaken en bundelde alle resultaten in het boek ‘Effecten van het kantoorinterieur’, dat in 2009 verscheen.

“Kantoorinrichting is belangrijk, daar moet je niet aan twijfelen. Verschillende studies tonen aan dat ze effect heeft op productiviteit, creativiteit, gezondheid en comfort. Een heel concreet voorbeeld: een vergaderzaal met vierkante tafels is slechter dan één met ovale. Voor korte vergaderingen is dan weer aangetoond dat rechtstaand vergaderen leidt tot vergaderingen die 34% korter zijn, met dezelfde resultaten. Je bent namelijk alerter wanneer je rechtstaat dan wanneer je neerzit. Kort vergaderen, bevordert net zo goed de creativiteit. Als je je medewerkers wilt aanmoedigen om meer ideeën te spuien, komt het er vooral op aan een informele sfeer te creëren. Zoiets kan je bijvoorbeeld realiseren door afgeschermde zitjes bij een koffiehoek te voorzien. Maar er zijn nog meer dingen: bij een stijging van de omgevingstemperatuur van 21 naar 27 graden neemt de productiviteit met 30 procent af. En hoe banaal het ook mag klinken: planten hebben wel degelijk een positieve invloed op creativiteit.”

Productiever door te relaxen

Alexandra Moser kijkt niet op van wat Peter Vink vertelt. “Lees er de literatuur maar op na: de beste ideeën krijg je onder de douche, wanneer je gaat wandelen …  En niet wanneer je rond een vergadertafel gaat zitten. Als werkgever moet je de juiste omstandigheden creëren voor meer innovatie en creativiteit.” Om die woorden waar te maken, voorzag Microsoft vier soorten ruimtes in haar nieuwe kantoren in Wenen. Die zijn stuk voor stuk afgestemd op de taken van de werknemers: kleine ruimtes voor persoonlijke gesprekken, vergaderruimtes voor vijf à zes mensen – de grootte van de meeste projectteams bij Microsoft, klassieke vergaderzalen voor grotere groepen en ten slotte ook ruimtes waar nadrukkelijk een relaxte sfeer heerst. “In die lokalen zitten we op een sofa, drinken we een koffie. Het is makkelijker om in zo’n context een brainstorm te organiseren dan zittend aan een tafel.”

Peter Vink: “Verschillende werkplekken voorzien, in lijn met de verschillende taken, is een uitstekend idee. Als je een werkplek kan kiezen die past bij de opdracht die je voor de boeg hebt, is dat gewoon veel comfortabeler. En dat komt het werk alleen maar ten goede.” Klinkt mooi, maar zijn de effecten ook meetbaar? Microsoft nam de Oostenrijkse universiteit ‘Fachhochschule Krems’ onder de arm om een antwoord te krijgen op die vraag.

Alexandra Moser: “De echte evaluatie doen we pas in december, als we een jaar in onze nieuwe omgeving gewerkt hebben, maar de eerste metingen geven zeer positieve resultaten. De productiviteit van onze medewerkers steeg met tien procent, in vergelijking met vroeger. Dat heeft vooral te maken met de grotere flexibiliteit die onze kantoren nu bieden, waardoor medewerkers minder tijd verliezen door verplaatsingen van en naar het werk. Onze werknemers spenderen liefst 20 procent minder tijd aan pendelen dan vroeger. En dat heeft alleen maar positieve gevolgen: volgens onze werknemers verbeterde de balans tussen hun werk en hun privéleven en beleven ze meer plezier aan hun job.

De transformatie die Microsoft in Wenen heeft doorgevoerd, komt ook zijn aanwervingssysteem ten goede. Het werkt op basis van aanbevelingen: werknemers kunnen hun vrienden, familie en kennissen aanspreken om bij ons te komen werken. “Als je niet tevreden bent over je werkgever, spreekt het voor zich dat je hem niet aanraadt in je directe omgeving”, weet Alexandra Moser. “Het is dan ook indrukwekkend dat we niet minder dan een derde van onze sollicitaties te danken hebben aan ons eigen personeel.”

Hip is niet (noodzakelijk) duur

Het effect is er dus, maar de kostprijs van de transformatie bij Microsoft Wenen was niet mis. De multinational keek niet op een cent bij het verbouwen van de kantoren in de Oostenrijkse hoofdstad: hij investeerde 3,6 miljoen euro voor het hele pakket aan veranderingen, gaande van een nieuwe airconditioning over een architectenbureau dat het hele plan uitwerkte tot de nieuwste communicatietechnologie om het nieuwe werken mogelijk te maken.

“Het is een pak geld, maar het hoeft niet noodzakelijk zoveel te kosten”, nuanceert Alexandra. “Je kan makkelijk kleinere dingen doen, zoals het invoeren van telewerk, het toepassen van resultaatgericht in plaats van controlerend management, het bedrijfsnetwerk van buitenaf toegankelijk maken … Er zijn duizenden manieren om iets te doen rond het nieuwe werken. Technologie is daarbij belangrijk natuurlijk, maar daar zijn wij in het voordeel, want dat is bij uitstek ons werkterrein. Sowieso is de nieuwe inrichting in Wenen een investering geweest die goed rendeert. In het omgekeerde geval waren we er nooit aan begonnen. Microsoft is nog altijd een bedrijf dat wil groeien en zijn efficiëntie vergroten.”

Peter Vink van TNO: “Een nieuwe kantoorinrichting hoeft inderdaad niet veel geld te kosten. Iets meer aandacht en goed nadenken over wat je precies nodig hebt, volstaat. Je moet durven afwijken van de voor de hand liggende inrichting. Andere vergadertafelvormen, een afgeschermd zitje bij de koffie, statafels, ruimtes waarin het licht verandert: dat soort dingen. Vrij eenvoudig. En het goeie nieuws is dat daar bij bedrijven steeds meer aandacht naar uitgaat, in mijn ervaring.”

Alexandra Moser: “We zijn niet de enigen die ermee bezig zijn. Al kan ik wel begrijpen dat sommige bedrijven voorlopig de kat uit de boom kijken en niet overtuigd zijn van het nut van dit soort veranderingen. Ik vergelijk het met het internet: je kan je er wel tegen verzetten of het negeren, maar je kan de opmars ervan niet stoppen. Het komt er, of je het leuk vindt of niet. De macht van werknemers wordt groter, zeker van de hoogopgeleiden waar wij op mikken. Daar kan je niet omheen.”

 

Het nieuwe werken in enkele cijfers:

  • Informatiewerkers zoeken naar schatting 2,5 uur per dag naar informatie
  • 70% werkt buiten de kantooruren
  • 75% is buiten de kantooruren bereikbaar per mail of telefoon
  • 20% wordt gebeld buiten de kantooruren

(Bron: TNO)

 

Klik op de foto hieronder en bekijk de slideshow van de Microsoft-kantoren.