Lean management: slimmer werken in 5 stappen

50 à 60 jaar geleden begon Toyota als een van de eerste bedrijven na te denken over zijn productieproces. Processen die vroeger vanzelfsprekend waren, werden plots in vraag gesteld.

Waarom bijvoorbeeld moesten zoveel auto's na de fabricage nog eens naar de herstelplaats? Konden de arbeiders dan niet meteen de nodige kwaliteit afleveren? Met weldoordachte ingrepen slaagde het bedrijf er uiteindelijk in zich efficiënter te organiseren. Andere productiebedrijven zouden al snel het voorbeeld volgen.

Efficiënter werken, hoe doe je dat?

Pas midden jaren negentig raakte ook de dienstensector geïnteresseerd in de werkwijze van Toyota, met dank aan het boek 'Lean Thinking' van James P. Womack en Daniel T. Jones. Daarin werden de basisprincipes van lean management vastgelegd. Efficiënter werken, dat kon volgens de auteurs in 5 stappen:

1. Analyseer welke processen waarde hebben voor de eindconsument of voor de klant. Alles waar de klant voor zou willen betalen, is waarde.

2. Onderzoek hoe je die waarde creëert. Welke stappen zet je? Welke stappen voegen waarde toe, welke niet?

3. Neem de stappen die geen waarde toevoegen weg (het flow-principe). Reorganiseer de flow zodanig dat je alleen nog waarde overhoudt. Resultaat: je wint efficiëntie en tijd.

4. Is er geen vraag, doe dan niets (het pull-principe). Laat je waardeketting alleen werken als je klant iets nodig heeft.

5. Blijf alles in vraag stellen. Waar kun je nog meer waarde toevoegen? Hoe kun je je nog efficiënter organiseren?

Iedereen is klant van iedereen

Let wel, het woord klant mag je hier ruim interpreteren: elke medewerker in het proces is klant van de voorgaande medewerker. Bedrijven die lean willen werken, moet hun werknemers leren om echt samen te werken. Niet in de betekenis van 'hoe schuif ik het probleem zo snel mogelijk door naar mijn collega?', maar wel vanuit de redenering 'kan ik niet iets meer doen, zodat mijn collega makkelijker en beter kan werken?'