Hoe ga ik als baas om met verzuim?

Een medewerker van me is vaak afwezig. Zelf weet ik niet goed hoe ik me als baas moet opstellen. Hoe ga ik het gesprek aan?
Het advies van Tina Scholiers, ISW Limits

Werkverzuim is een complexe materie en kan te maken hebben met een veelheid aan factoren zoals de fysieke en emotionele gezondheid van je medewerkers, de werkomstandigheden, interacties op het werk, persoonlijke problemen en werkontevredenheid. Ontevreden of gestresseerde werknemers lopen een grotere kans om fysiek ziek te worden en kunnen ook meer emotionele problemen ontwikkelen die dan op hun beurt weer leiden naar afwezigheid op het werk.

Algemene procedure rond afwezigheden uitwerken

Het is eerst en vooral belangrijk om een beleid uit te werken rond verzuim en afwezigheid en dit op een duidelijke manier te communiceren naar de medewerkers. Leg hen uit dat je de afwezigheden tot een minimum wilt beperken. Het doel van dergelijk beleid is niet om de medewerkers te betrappen of af te rekenen op ongeoorloofde afwezigheden, maar vooral om na te gaan of er onderliggende oorzaken zijn en hoe die opgelost zouden kunnen worden.

- Werk een systematisch beleid uit waarbij elke situatie op een eerlijke en consistente manier behandeld zal worden.

- Ontwikkel een systeem waarin afwezigheden worden geregistreerd en je op een eenvoudige manier het aantal aanwezigheden en de periodes van afwezigheid kan opvragen. Zo kan je niet alleen het aantal afwezigheden controleren, maar eveneens patronen identificeren. Zijn bepaalde werknemers op regelmatige momenten in de maand of de week afwezig? Zijn er meer afwezigheden in drukke periodes?

- Bepaal een grens waarbij je spreekt van hoge afwezigheid en bekijk dit als signaal om een gesprek aan te gaan met de betreffende medewerker.

- In het gesprek met de medewerker vertrek je vanuit de bezorgdheid over het grote afwezigheidscijfer, zonder meteen een uitspraak te doen over het al dan niet misbruik maken. Luister naar de medewerker en geef aan dat je ervoor open staat om mee te zoeken naar oplossingen. Is er een achterliggend probleem? Ervaart de medewerker teveel stress? Voelt de medewerker zich goed in het team? Is de medewerker tevreden met zijn job?

- Maak de medewerkers duidelijk welke procedures er genomen zullen worden bij ongeoorloofd verzuim.

- Duid aan hoe de samenwerking met de arbeidsgeneesheer, de externe preventiedienst, de vakbond,… verloopt.

Verzuim en afwezigheid beperken

Een duidelijk beleid rond verzuim zorgt dat de medewerkers op de hoogte zijn van de procedures en minder geneigd zijn hier misbruik van te maken. Als leidinggevende kan je echter ook op andere manieren proberen de afwezigheden te beperken. Denk maar eens aan volgende tips:

- wees aanspreekbaar en moedig je team aan om eventuele problemen ter sprake te brengen. Zo heb je de kans om moeilijkheden op te lossen voor ze leiden naar werkverzuim.

- Hou regelmatig gesprekken met je medewerkers en tracht in te schatten hoe het zit met de werktevredenheid en de mate van stress. Neem dan ook maatregelen indien je merkt dat men het te moeilijk heeft.

- Sta open voor je medewerkers en bied hen ook in de mate van het mogelijke een luisterend oor bij persoonlijke problemen. Verwijs indien nodig door naar een vertrouwenspersoon, de huisarts, een psycholoog,…

- Moedig aanwezigheid aan: erken en beloon teamleden met optimale aanwezigheidscijfers.

- Stimuleer je medewerkers om zorg te dragen voor hun fysiek en emotioneel welzijn op het werk. Je kan bijvoorbeeld fruit en verse soep aanbieden, opleiding rond stressmanagement aanmoedigen, korting geven in een lokale sportclub,…

- Besteed aandacht aan onderliggende werkgerelateerde elementen bij regelmatige afwezigheden van verschillende medewerkers.

Bereid de terugkeer van je medewerker voor

Om te vermijden dat iemand na een lange afwezigheid snel hervalt, is het belangrijk om ook aandacht te hebben voor de terugkeer van een medewerker naar het werk.

- Zorg ervoor dat de taken opgenomen of opgevolgd worden tijdens de afwezigheid en vermijd dat het werk zich opstapelt.

- Ga een gesprek aan met de medewerker van zodra hij terugkeert en pols of hij extra ondersteuning nodig heeft om terug aan het werk te kunnen.

- Probeer het contact met de medewerkers die langdurig afwezig zijn actief te houden.

- Bekijk eventueel de mogelijkheid om in eerste instantie deeltijds te komen werken en dit geleidelijk aan terug op te bouwen.

I.s.m. ISW Limits