Foutmelding

  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.
  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.

Exitgesprek: verplicht nummertje of melodieus slotakkoord?

Liesbeth Van Ostaeyen (26) gaf in april 2011 haar job op bij Deloitte om procurement project coordinator te worden bij Delhaize.

Natuurlijk willen werkgevers weten waarom iemand vrijwillig het bedrijf verlaat. Maar wat doen ze met die informatie? En levert zo’n terugblik ook iets op voor de werknemer die vertrekt?

Elk bedrijf ziet talent liever komen dan gaan. En wie knappe koppen verliest, vraagt zich beter af hoe dat komt. Hilde Janssens, hr-directeur bij Grontmij: ‘Wij zijn een studie- en ingenieursbureau. In onze sector woedt een echte war for talent. Wij stellen zo’n 800 mensen te werk in België en het vrijwillig verloop is vandaag 6,7 procent. We bieden elke werknemer die vertrekt een exitgesprek aan op vrijwillige basis. We houden jaarlijks een vijftigtal gesprekken en distilleren daaruit de trends. Als we begrijpen waarom sommige mensen vertrekken, helpt ons dat om de tevredenheid van de andere werknemers te verhogen. Als hr-team moet je conclusies durven trekken uit exitgesprekken en acties koppelen aan de verkregen informatie.’

Dat klinkt logisch, maar ook behoorlijk tijdrovend. “Daar wringt het schoentje”, beaamt Nele De Cuyper, professor personeelspsychologie aan de K.U.Leuven. ‘Wil je formele exitgesprekken systematisch invoeren, dan moet je daar als bedrijf tijd en geld in investeren. Het volstaat niet om een uurtje te praten met elke persoon die ontslag neemt. Je moet de gespreksgegevens bewaren en vergelijken en op zoek gaan naar de rode draad. Komen klachten over een mismatch tussen persoonlijkheid en bedrijfscultuur regelmatig terug? Dan moeten de selectieprocedures wellicht worden herbekeken. Blijkt het jaarlijkse functioneringsgesprek demotiverend te werken? Dan schort er blijkbaar iets aan de aanpak.’

Op goede voet afscheid nemen

Professor De Cuyper ziet nog twee redenen waarom sommige bedrijven afzien van formele exitgesprekken: “Sommige managers kijken liefst naar de toekomst en investeren vooral in hun werknemers die blijven. In veel bedrijven hoort iemand die ontslag neemt er plotsklaps niet meer onvoorwaardelijk bij. Dan merk je bijvoorbeeld dat mensen in hun opzegperiode al niet langer voor alle vergaderingen worden uitgenodigd. Je kunt op subtiele manieren duidelijk maken dat iemand die het schip verlaat niet meer voor 100 procent telt. Een derde reden is dat lang niet elk ontslag op grond van push-motieven (negatieve motieven die u wegduwen uit het bedrijf, nvdr) gebeurt. Vertrekt een werknemer omwille van pull-factoren, dan lijkt een exitgesprek soms minder nuttig.  Mensen veranderen van job om meer bij hun kinderen te zijn, dichterbij huis te werken of opnieuw te gaan studeren… Bij zo’n positieve, persoonlijke keuze is het niet altijd zinvol om diep in het verleden te graven.”

Bij Grontmij praat men toch graag met elke ontslagnemende, of die nu een positieve of een negatieve keuze maakt. Hilde Janssens: “Ook bij duidelijke pull-motieven – als iemand naar het buitenland vertrekt of zijn carrière een andere wending geeft – vinden wij een exitgesprek nuttig. Uiteindelijk is onze sector een kleine wereld. Werknemers die bij ons vertrekken worden vaak toekomstige klanten of concullega’s.  Het is belangrijk om op goede voet afscheid te nemen en ex-werknemers in ons netwerk te houden.”

Het woord is eruit: netwerk. In veel gevallen is het formele exitgesprek meteen het eerste informele netwerkmoment tussen twee partijen met een nieuwe professionele relatie. Professor Nele De Cuyper: “Er zijn weinig betrouwbare gegevens over formele exitgesprekken in Vlaanderen, maar bijna elke manager neemt informeel afscheid. Afscheidsrecepties, - etentjes en –feestjes raken steeds meer ingeburgerd. Je moet als werkgever weten wat je wilt bereiken. Wil je in een prettige sfeer afscheid nemen en zo toekomstige contacten vereenvoudigen en bevorderen? Dan werkt een collegiale drink soms beter dan een evaluerend gesprek.”

Welkom voor tweede carrière

De en/en aanpak kan natuurlijk ook. Toen Liesbeth Van Ostaeyen (26) in april 2011 haar job als senior consultant enterprise risk services bij Deloitte opgaf om procurement project coordinator te worden bij Delhaize, organiseerde Deloitte zowel een exitgesprek als een etentje. Liesbeth vond beide initiatieven allebei nuttig: ‘De hr-manager had een uur uitgetrokken voor mijn exitgesprek. Ik had het kunnen voorbereiden aan de hand van een uitgebreide vragenlijst waarop ik mijn tevredenheid op verschillende vlakken moest schalen. De vragen waren duidelijk en ik had geen grote issues te melden, dus op een klein half uur was het gesprek rond. Toch waardeerde ik de gelegenheid om face-to-face en in positieve sfeer een paar dingen aan te kaarten. Zo heb ik gezegd dat ik Deloittes policy rond bedrijfswagens te streng vind. Het afscheidsetentje gebeurde in kleine kring. Ik ging eten met de twee managers met wie ik veel had samengewerkt. Het is uiteraard leuk om bij je afscheid te horen dat je altijd welkom bent voor een tweede carrière.’

“Voor ons is dat geen onbelangrijk element’, vult hr-director Hilde Janssens van Grontmij aan. ‘We merken dat een toenemend aantal ex-werknemers op een bepaald moment in hun carrière naar ons terugkeert. Dat moet kunnen.” Ook professor Nele De Cuyper van K.U.Leuven wijst op de trend van een tweede indiensttreding bij eenzelfde werkgever. Toch mag je een exitgesprek niet bekijken als een manier om een voetje tussen de deur te houden. Het is vooral een kans om in schoonheid af te ronden. Ook wie niet de minste ambitie heeft om in de toekomst een tweede start te nemen bij het bedrijf dat men verlaat, doet er goed aan in z’n exitgesprek te investeren. “Het netwerkargument geldt voor beide partijen”, zegt Nele De Cuyper. “Elk bedrijf waar je gewerkt hebt, hoort bij je professionele netwerk. Blijf je in dezelfde sector, dan is de kans op rechtstreekse of zijdelingse contacten met ex-collega’s in de toekomst zeer groot. Het is in je eigen voordeel om in goede verstandhouding te vertrekken.”

Ook loyaliteit met collega’s kan een ontslagnemende motiveren tot openheid. Nele De Cuyper: “Mensen die hun bedrijf verlaten uit onvrede over bepaalde praktijken hadden soms een heel fijn contact met hun collega’s. In hun exitgesprek kunnen ze vrijuit spreken en veranderingen bepleiten waarmee de achterblijvers gebaat zijn. Collegiale solidariteit blijkt vaak heel sterk.” Volgens professor De Cuyper is het aantal werknemers dat vertrekt en grote grieven wil luchten trouwens een kleine minderheid. Hilde Janssens heeft dezelfde ervaring: “In exitgesprekken wordt er zelden met scherp geschoten. Wij krijgen hooguit tips voor verbeteringspunten.” Bij Grontmij neemt een hr-medewerker de exitgesprekken af en niet de rechtstreekse chef van de ontslagnemende: “Er komt een veelheid aan onderwerpen ter sprake. De relatie met superieuren is er daar één van, naast jobinhoud, verloning, werkomgeving, bedrijfscultuur en work-life balans.” 
Als er een draaiboek is met een gestandaardiseerde vragenlijst, kan een exitgesprek dan ook elektronisch gebeuren? Professor De Cuyper heeft zo haar twijfels: ‘Alweer is de vraag wat je als bedrijf wilt bereiken. Via een elektronische enquête kun je pijnpunten in kaart brengen maar het hele netwerkaspect vervalt.’ De professor ziet ook weinig heil in experimenten waarbij het exitgesprek pas een jaar na vertrek wordt gehouden, zodat mensen hun keuze grondig kunnen evalueren. Nele De Cuyper: ‘Dat lijkt me administratief een complexe klus. Bovendien vergeten mensen snel wat hen in hun vorige werksituatie stoorde en is feedback vers op z’n best.’

Terug naar 'Het Grote EXIT-onderzoek van Securex en Vacature'