Eigen software op het werk: niet zonder risico

Laat je bedrijf je toe om je eigen smartphone, laptop of tablet te gebruiken op de werkvloer? Volgens recent Nederlands onderzoek is zo’n ‘bring your own device’ of BYOD-aanpak al van toepassing bij één op de tien werknemers. Aandachtspunt hierbij is dat jij, en zelfs je werkgever, aansprakelijk kan worden gesteld als je betrapt wordt op het gebruik van illegale software op je ‘device’, waarschuwt Paul Maeyaert van het advocatenkantoor Altius – dat de belangen verdedigt van softwareproducenten die lid zijn van de Business Software Alliance.

In ons land organiseert de BSA elk jaar een twintigtal raids in bedrijven, op zoek naar illegale software. Bij deze raids zijn gerechtsdeurwaarders en door de rechtbank aangestelde informatici aanwezig. Intussen heeft het Hof van Cassatie zich in een recent arrest uitgesproken over de boetes: wie illegale software bezit, betaalt als schadevergoeding het dubbele van de aanschafwaarde van die softwarepakketten. Stel dat bij een controle een gekraakte versie van Photoshop op jouw laptop te vinden is, die je gebruikt voor het bijwerken van vakantiefoto’s, dan beland je in de gevarenzone.

De controleurs kunnen zelfs je werkgever in het vizier nemen. Advocatenkantoor Altius adviseert werkgevers daarom om een ICT-reglement uit te werken, met richtlijnen die het gebruik van reglementaire software op het werk verplichten. “De meeste grotere bedrijven hebben al een ICT-reglement”, getuigt Paul Maeyaert. “Ze hebben er immers alle belang bij dat hun medewerkers met de door hen opgelegde software aan de slag gaan. Volgende stap is een heuse software-audit bij het personeel. Zo kunnen werkgevers het gebruik van software op mobiele toestellen sturen, ook als die geen eigendom zijn van de onderneming. Gelet op de privacywetgeving is dat namelijk geen evidentie.”

Daarnaast suggereert de BSA het gebruik van virtuele desktops, waarbij de laptop wordt opgesplitst in twee delen: een deel waarop de professionele software draait, tijdens de werkuren, en een privédeel waarover de betrokken werknemer vrij kan beschikken. “Op die manier vermijden werkgevers eveneens dat ze aansprakelijk worden gesteld als hun personeel illegale software downloadt op mobiele toestellen van het werk”, besluit Paul Maeyaert. Hij geeft een laatste waarschuwing mee: “Als je werkgever zich zorgvuldig heeft ingedekt, wat het gebruik van illegale software in zijn bedrijf betreft, is het mogelijk dat de verantwoordelijkheid verschuift naar jou.”