Foutmelding

  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.
  • There are no workflow states available. Please notify your site administrator.

Een dag op de interne communicatiedienst van Stad Gent

Naam: Els Van Cleemput

Leeftijd: 36 jaar

Opleiding: Gegradueerde sociaal verpleegkundige en licentie in de medisch-sociale wetenschappen, optie gezondheidsvoorlichting  

Functie: Coördinator interne communicatie

Elke week blogt een m/v talent aan de slag bij de Vlaamse Overheid over zijn job. Deze week is het de beurt aan Els Van Cleemput (36), coördinator interne communicatie bij Stad Gent. Lees de rest van haar werkweek op de website van Jobpunt Vlaanderen.

Mijn twee medewerkers en ik staan in voor de interne communicatie binnen de Stad Gent: coördineren van het personeelsmagazine en intranet, verzorgen van papieren nieuwsbrieven en e-zines, interne projectcommunicatie en crisiscommunicatie, communiceren van interne richtlijnen en afspraken, organiseren van infosessies … We zijn een klein team en goed op elkaar ingespeeld. Met drie voltijdse krachten voor de communicatie naar meer dan 5500 medewerkers én een levende, creatieve stadsorganisatie krijgen we onze dagen meer dan gevuld. Efficiëntie, inzet en flexibiliteit zijn een must is om alles draaiende te houden.

8.30 uur Na een uur in de auto – twee ingepakte kids afgeleverd en wat fileleed – struikel ik mijn bureel binnen. Vanuit het gebouw aan de Keizer Karelstraat zie ik de zon als een grote roze bal aan de ijskoude winterhemel rijzen. Ik bekijk mijn agenda en begin alvast mijn mails te beantwoorden – heb wat achterstand na een dagje verlof vorige vrijdag.

8.45 uur Ik maak tijd voor een medewerker, die met een vervelende werksituatie geconfronteerd wordt en het hart wil luchten. Samen bekijken we hoe we de situatie best kunnen aanpakken.

9.10 uur Binnen onze stad lopen op dit moment tal van veranderingstrajecten. Eén daarvan is de oprichting van een Dienst Communicatie, waarin ook onze werking geïntegreerd wordt. Binnenkort starten we met het in de praktijk brengen. Een collega informeert me dat ze de leidinggevende wordt van een afdeling van de nieuwe dienst – en dus één van mijn nieuwe collega’s. Ik bel haar op met felicitaties. Ik heb echt zin om met de nieuwe dienst van start te gaan en er samen met de collega’s een lap op te geven.

9.20 uur Ik pas één en ander aan op ons intranet. Dit is voor ons dagelijkse kost en weinig zichtbaar werk, maar er kruipt toch altijd meer tijd in dan je denkt.

10.10 uur Gewoonlijk houden we nu teamvergadering. Vandaag is het echter een individueel overleg omdat één medewerker niet op kantoor is. We bespreken een aantal actuele zaken zoals workshops die we binnenkort organiseren rond toegankelijke communicatie, de artikelvoorstellen voor ons volgende personeelsmagazine Moment en de evaluatie van het nummer dat net verschenen is.

11.45 uur Alle e-mails ten spijt, vind ik persoonlijk (face to face of telefonisch) contact nog steeds de beste strategie om bepaalde situaties te bespreken. Ik doe enkele telefoontjes om collega’s vlot verder te helpen of om een aantal zaken snel uit te klaren.

12.30 uur Samen met mijn partner, die ook in het centrum van Gent werkt, eet ik een broodje. We genieten nog even na van het weekend en bedenken hoe we de opvang van de kinderen in de krokusvakantie kunnen regelen. Daarna haal ik een frisse neus en stop even bij de bouwwerken van de nieuwe Scaldissluis aan de Nederschelde. Het is de voorloper van het herstellen van de historische samenvloeiing van Leie en Schelde en diverse collega’s binnen onze Stad werken er aan mee. Het ijs op het water vormt barsten in een grillig patroon, een waar kunstwerkje van de natuur. En dat naast mijn werkplek!

13.20 uur Terug op bureel. Ik beantwoord enkele mails en rep me met mijn plooifiets naar de Sint-Niklaasstraat, waar enkele andere stadsdiensten gehuisvest zijn.

14.00 uur Tijd voor de redactieraad van het Stadsmagazine (het maandelijkse magazine voor onze Gentse burgers) en van stadsTV (wekelijkse videoreportages op de regionale televisie). De verantwoordelijke bespreekt de voorstellen met de communicatiecoördinatoren van de verschillende departementen van onze Stad. Het Stadsmagazine is weliswaar externe communicatie, maar als mijn agenda het toelaat, probeer ik toch aanwezig te zijn. Zo kunnen we de interne en externe communicatie op elkaar afstemmen. Daarnaast ontmoet ik er ook de communicatiecoördinatoren en hoor ik waar zij mee bezig zijn.

16.00 uur Helemaal in de geest van het ‘nieuwe werken’ keer ik na de redactieraad niet terug naar mijn bureel, ik blijf in de Sint-Niklaasstraat verder werken. Ik zoek een leeg bureel, plug in en haal wat prints uit de ‘cloud’. Ik bereid de briefing voor morgen voor, met het communicatiebureau dat ons personeelsmagazine mee produceert. Er staan foto’s op het bureel van mensen die ik niet ken, en ik vraag me stiekem af wie ze zijn.

16.50 uur Een collega stelt me vragen over de nieuwe Dienst Communicatie en wat dit voor haar zou kunnen betekenen. We praten even en ik stel haar gerust.

17.20 uur Ik vertrek naar huis om tegen 18.05 uur – net te laat – bij de onthaalmoeder te arriveren. Vanaf nu ben ik twee uur voltijds mama.

20.00 uur Kindjes liggen in bed en mijn partner is gaan sporten. Ik sla terug mijn laptop open en werk nog wat mails af. Ik ben niet de enige die nog bezig is, want ondertussen komen er berichtjes van collega’s binnen. Tegen 21.15 uur heb ik er genoeg van en sluit ik af.

Jobpunt_Logo_edited-1.png