Dossier sales & marketing - Hoe haal je een megacontract binnen?

Dat Belgische bedrijven als Deme, Jan De Nul en Besix grote bouwcontracten over de hele wereld binnen halen, lijkt vandaag zowat de normaalste zaak van de wereld. Maar hoe sleep je een megacontract in de wacht? Pierre Sironval van Besix geeft tekst en uitleg.

Wees geduldig

Geduld is een schone deugd. Die oude volkswijsheid geldt in Qatar nog meer dan elders, weet Pierre Sironval, resident manager voor Six Construct Qatar, een joint venture tussen het zusterbedrijf van Besix en lokale partner Midmac Contracting. Zes maanden lang was de ingenieur-architect in de weer met het onderhandelen van het contract voor New Doha International Airport, waar het zusterbedrijf van Besix samen met Midmac Contracting de derde fase van het terminal-complex bouwt. “In Qatar moet je geduld hebben, meer dan elders in de wereld, heb ik geleerd. Ze onderzoeken en herbekijken alles tot in de kleinste details, in elke fase van het dossier. Dat is soms zenuwslopend, maar het hoort er bij. Hoeveel vergaderingen ik zo bijgewoond heb? Weet ik niet meer. Twintig, dertig: zoiets. In mei en juni raakte het project in een stroomversnelling: in die periode hadden we gemiddeld twee vergaderingen per week. Vaak ging dat over de technische details en de planning van het project. Daar wordt héél nauwgezet op toegezien.”

Wees niet de goedkoopste

Over wie het contract van 750 miljoen dollar zou krijgen, was er toen al een beslissing genomen. Pierre Sironval reconstrueert. “In 2008 kwam er een eerste oproep tot offerte vanwege NDIA, een Qatarese parastatale vereniging die opgericht werd voor de bouw van de internationale luchthaven van Doha. Er volgde een nieuwe oproep vorig jaar en uiteindelijk dienden vier bedrijvengroepen een offerte in: een Koreaanse, een Chinese, een Spaanse en wij. De prijzen van de respectievelijke offertes werden meteen kenbaar gemaakt, wat niet gebruikelijk is in Qatar. Zo wisten we in januari van dit jaar al dat we niet het financieel meest aantrekkelijke bod gedaan hadden: één partij deed een lager bod. Toch zag het er voor ons niet slecht uit: het verschil bedroeg maar 6 à 7 procent. Dat was niet onoverkomelijk. Zeker omdat NDIA niet noodzakelijk voor de laagste bieder hoefde te kiezen. Wij hebben als tegemoetkoming een commerciële geste gedaan, maar veel was dat niet. Het is gebruikelijk dat een klant een ‘best and final offer’ vraagt. Voor dat bod overleggen we met onze partner Midmac Contracting, met wie we een 50/50 joint venture hebben, en met de algemene directie van Six Construct/Besix.”

Leg goeie adelbrieven voor

De onderhandelingen over de financiële en commerciële kant van de zaak verliepen vooral schriftelijk, vertelt Sironval. “Er waren wel informele vergaderingen, maar meteen daarna gebeurde alles via officiële correspondentie. Alles gebeurde strikt volgens door de overheid opgelegde regels.  Over megadossiers als deze wordt wel eens hardop gefluisterd dat er steekpenningen mee gemoeid zijn, maar geloof me: daar bestaat hier niet de minste ruimte voor. Gezien de financiële reikwijdte van dit soort contracten en het grote aantal personen dat er bij betrokken is, zou je denken dat het niet voor de volle 100 procent uit te sluiten is, maar een comité binnen NDIA keek er strikt op toe dat alles gebeurde zoals het hoorde. Dat was één van de redenen waarom het zolang duurde: alles werd tot in het kleinste detail bekeken. NDIA maakte gebruik van verschillende consultants om elk bod aan een scrutineus onderzoek te onderwerpen. En dat ging over elk mogelijk aspect van de biedingen die ze binnenkregen: de financiële kant, de planning, het organigram, de technische kant, ... .”

Dat uiteindelijk niet de laagste bieder, maar Besix het contract toegewezen kreeg, had niet zozeer met goeie verkooptechnieken te maken, maar wel met de adelbrieven die het bedrijf kon voorleggen, zegt Sironval. “Er was twijfel over of het bedrijf met het laagste bod zich aan de timing zou houden. Daarom duurde het ook een hele tijd vooraleer de onderhandelingen opgestart werden. Dat bedrijf kan wel zeggen dat ze dat garanderen, maar het is natuurlijk ook een kwestie van vertrouwen bij de klant. Dat geeft de doorslag. En door onze ervaring was het vertrouwen in onze joint venture groter. We hebben een hele goeie track record opgebouwd: we respecteren de deadlines, de veiligheidsvoorschriften, de kwaliteitsgrenzen, ... . Dat hebben we al bewezen. Wij waren in Dubai betrokken bij de bouw van de Burj Khalifa, in de Golfregio hebben we verschillende andere activiteiten achter de rug en we werkten al mee aan de bouw van enkele luchthavens, onder meer in Zaventem en Parijs. Een ander belangrijk argument was de timing: ze zochten een consortium dat zich heel strikt aan de timing zou kunnen houden. Ook op dat vlak was onze ervaring van doorslaggevend belang. Er hangt ons contractueel een vrij zware straf boven het hoofd indien het project vertraging zou oplopen. Per dag vertraging dreigt een boete van 275.000 dollar. Het moet afgewerkt zijn tegen eind 2011. Dat was nog iets dat in ons voordeel speelde: de partij die het laagste bod deed, heeft op dit moment een project lopen in de regio dat helaas voor hen niet zo vlot verloopt.”

Werk samen met een lokale partner

Een combinatie van factoren zorgde er dus voor dat Six Construct het contract binnen reef, waarbij ervaring voorop stond. “Dat, plus het feit dat we met een lokale partner werken. Midmac Contracting staat bekend als één van de grootste ondernemingen in Qatar, voor zover het al niet de grootste is. Besix is hier ook al sinds 2003 permanent aanwezig. We nemen deel aan alle grote prestigeprojecten. Ze wisten dus heel goed wat voor vlees ze in de kuip hadden. Kijk, bij dit soort contracten speelt het technische aspect een grote rol. Ik ben deels commercieel verantwoordelijk, maar dat speelt minder een rol meer eens je rond de vergadertafel zit: dan gaat het over de technische kant van de zaak. De commerciële modaliteiten liggen dan al vast. Ze vonden ook continuïteit belangrijk: de twee voorgaande fases van de bouw van de luchthaven waren in handen van andere bedrijven en ze wilden er zeker van zijn dat de lijn van het project tot in de kleinste details zou verdergezet worden. Alles was heel goed voorbereid, heel professioneel. Zoals ik al zei: je moet veel geduld hebben bij het afronden van zo’n contract.”

Tekst Dominique Soenens