De maandag van Régine Vandriessche, directeur logistieke cel van Belgische EU-voorzitterschap

Maandag startte in Brussel de Europees-Aziatische ASEM-top, die twee dagen lang 48 staatshoofden en regeringsleiders van Europa en Azië in Brussel samen bracht. Achter de schermen hield Régine Vandriessche, directeur van de logistieke cel van het Belgische EU-voorzitterschap, de organisatie strak in handen.

5.30 uur. Ik heb geen tijd voor een ontbijt en rijd naar het Koninklijk Paleis. Rond het gebouw is de veiligheidsploeg reeds bezig en wordt druk gewerkt aan de controle van de vrachtwagens die de laaste leveringen verzorgen.

7.00 uur. Ik doe een laatste ronde in de verschillende zalen van het Koninklijk Paleis. De technici, decorateurs en bloemisten hebben tot laat in de nacht gewerkt om alles in orde te krijgen. Ik brief de hostesses die voor het onthaal van onze gasten zorgen. Ik word een paar keer gebeld door het Crisiscentrum van Binnenlandse Zaken met laatste info over aankomsten, en overleg nog met verschillende diensten van het Paleis. Een uur later komen de eerste staatshoofden en regeringsleiders aan. Ik regel hun begeleiding.

10.00 uur. De hele voormiddag lang zoek ik samen met mijn medewerkers oplossingen voor allerlei problemen: last minute aanvragen van delegaties, toegangsproblemen voor mensen die niet voorbij de veiligheid raken,…

13.30 uur. Ik heb een laatste overleg met Hoofd Protocol Koninklijk Paleis over de protocollaire aankomst van de staats-en regeringsleiders. Alles ligt strikt vast. Het moet verlopen als een goed georchestreerd ballet. Rond 15 uur rijden elke minuut wagens in een strikte volgorde het Koninklijk Paleis binnen. Een reserve-officier staat naast mij aan de ingang om elke gast te begeleiden naar de Grote Wachtkamer waar de Koning iedereen verwelkomt.

16.30 uur. De staats- en regeringsleiders maken van elke onderbreking gebruik om aparte gesprekken te houden. Samen met de diensten van het Paleis en medewerkers van Communicatie en Traiteur regel ik de setting: de ene wil een vergaderzaal, de andere een paar zetels in een hoek. Intussen ben ik constant in contact via de radio met de begeleiders van de delegaties en mijn medewerkers op de verschillende locaties van de top. De timing van de verschillende activiteiten laat ik zo veel mogelijk respecteren: een halfuur vertraging voor een diner van 50 gasten stelt heel wat problemen.

20.00 uur. Even tijd voor een snelle hap in het restaurant dat voor de delegatieleden in het Park van het Koninklijk Paleis is geïnstalleerd. Ik krijg geen tijd om van mijn dessertje te genieten, de eerste staatshoofden verlaten al het Paleis. Het is enorm druk. Meer dan 40 delegaties, telkens tussen 5 en 12 personen, willen tegelijkertijd vertrekken. Rond 22 uur komen we met medewerkers en verantwoordelijken bijeen voor een debriefing en afspraken voor morgen.

01.30 uur. Ik bereid de eerste activiteit van morgen voor: 6 verschillende ontbijtvergaderingen tussen staats- en regeringsleiders en captains of industry en verlaat daarna het Koninklijk Paleis.
Mijn volgende werkdag begint over amper vijf uren.