Baas loopt achter digi-evolutie aan

Werknemers gebruiken vandaag op kantoor dezelfde laptops, smartphones en tablets als thuis. Voor het eerst in de geschiedenis zijn ze sneller in het omarmen van technologie dan hun bazen en hun it-afdeling. En dus willen ze hun hippe nieuwe iPad of BlackBerry ook op de werkvloer gebruiken, maar daar moeten werkgevers nog aan wennen.

De traditionele desktop-computer, de laptop, de smartphone en sinds kort ook de iPad. We kunnen vandaag op kantoor meer toestellen gebruiken dan ons land regeringen telt. De komst van de iPad en de opmars van smartphones met aanraakscherm bracht een nieuw soort toestellen naar de werkvloer. “Een doorsnee medewerker beschikt voor het uitoefenen van zijn job al snel over drie à vier apparaten, zoals laptops, smartphones of e-readers. En die trend zal zich doorzetten”, vermoedt Jeetu Patel, hoofdstrateeg bij it-bedrijf EMC. Meer keuze dus, maar dat betekent niet meteen dat jouw baas alle technologie ook ter beschikking zal stellen. “Natuurlijk gaat je werkgever je iPad niet betalen. Het is voor de meeste medewerkers namelijk niet hun belangrijkste toestel”, meent Patel. “Een laptop gaat hij mogelijk wel ter beschikking stellen, misschien ook nog wel een smartphone, maar meestal geen tablet-pc.”

Ook al stellen veel bedrijven de nieuwe technologie niet ter beschikking, dat betekent niet dat de werknemers het erbij laten. Ze brengen het simpelweg van thuis mee. Uit cijfers van het vakblad Smart Business Strategies blijkt dat ongeveer een kantoormedewerker op drie een privé-smartphone gebruikt die niet door de it-afdeling op het werk wordt ondersteund. Bij een werknemer op vijf wordt de privé-laptop gebruikt voor het werk, maar niet ondersteund door de it-afdeling.

De oorzaak: de freelancers

Inmiddels heeft het verschijnsel een naam: BYOD, van ‘Bring Your Own Device’, een term die op zoekmachine Google al meer dan een half miljoen resultaten oplevert. Een trend die ook wordt gedreven doordat medewerkers met hun pc, smartphone en internetverbinding thuis vaak beter zijn uitgerust dan op kantoor. 
Het BYOD-concept heeft zijn oorsprong bij de zelfstandige of freelance medewerkers. Zij werken voor een beperkte periode voor een bedrijf, om vervolgens door te stromen naar een volgende klus. Maar daarnaast kiezen steeds meer ‘gewone’ medewerkers ervoor hun toestellen van thuis mee te brengen. “In tegenstelling tot vijf jaar geleden heeft de gebruiker meer keuze. Kan je hem als bedrijf bepaalde technologie niet aanbieden, dan zoekt hij een alternatief. Of brengt het simpelweg mee van thuis”, stelt Patel.

Bedrijven zien deze evolutie echter met lede ogen aan. Sinds mensenheugenis willen bedrijven en hun it-afdelingen zoveel mogelijk standaardiseren en kiezen ze dus voor een beperkt aantal technologieën en fabrikanten. Bijvoorbeeld alleen computers van Dell, en uitsluitend smartphones van BlackBerry voor de directie. Want standaardiseren betekent besparen op hardware, onderdelen, onderhoud en dus ook op kosten. Maar vandaag wordt de technologie diverser en het beheer complexer. Bovendien verandert de markt zeer snel.

Privacy

Veel organisaties gaan vandaag nog niet zo ver dat iedereen zijn eigen toestellen mag gebruiken of meebrengen. De heersende stemming is juist vooral ‘anti-BYOD’: vooral niét uw eigen toestellen meebrengen. Sommige bedrijven beginnen met mondjesmaat in te spelen op de verzuchtingen van de medewerker. Omdat ze beseffen dat de organisatie er ook haar voordeel mee doet, of dat het gewoon een noodzaak is. “In onze organisatie ondersteunen we voor mobiele toestellen per definitie drie verschillende technologieën: BlackBerry, Android van Google en iOS van Apple. En dan gaat het alleen nog maar om de smartphones. Want er doen bij ons ook heel wat tablet-pc’s zoals de iPad en de Samsung Galaxy de ronde”, vertelt Kalman Tiboldi, hoofd innovatie bij TVH, een aanbieder van wisselstukken voor industriële voertuigen. “Deze aanpak legt inderdaad meer druk op een organisatie, maar is niet per se negatief”, benadrukt hij. “Het maakt medewerkers mogelijk om mobieler, productiever en sneller beslissingen te kunnen nemen.”

TVH ziet wel wat in de trend van BYOD, waarbij de organisatie de privétoestellen van werknemers  zou ondersteunen en beveiligen. “De enige vraag is nog hoe we het concreet zullen doen en wanneer precies. Want er zijn ook een aantal aandachtspunten. Denk maar aan privacy. De huidige technologie maakt het mogelijk om ook de eigen toestellen van medewerkers te beheren, maar tegelijk weet je dan bijvoorbeeld ook vrij nauwkeurig waar je medewerkers zich in hun vrije tijd bevinden”, stelt hij. “En als een toestel verloren of gestolen is, en je de data op de toestellen van op afstand kunt wissen, ga je dan ook persoonlijke data verwijderen? Allemaal zaken waar je best op voorhand afspraken over maakt in je organisatie”, vindt hij.

Individualisering

Ook HR-dienstverlener SD Worx heeft een vrij open aanpak ten aanzien van toestellen, zoals iPhone of iPad, die werknemers van thuis meebrengen. Het bedrijf probeert deze nieuwe technologieën zo goed als mogelijk te ondersteunen en ondersteunt een beperkt aantal fabrikanten volledig, maar andere technologie is dus ook toegestaan. Alleen het opslaan van documenten ergens op internet, via een website zoals Dropbox, bestrijdt SD Worx bewust op kantoor.

Hiermee herkent het HR-bedrijf de evolutie rond sociale media. Werd YouTube bijvoorbeeld vijf jaar geleden nog beperkt binnen het bedrijf, dan is dat nu niet meer het geval. “We rekenen op de verantwoordelijkheidszin van onze medewerkers en dat werkt prima zo”, stelt Anette Böhm, hoofd human resources bij SD Worx. Böhm merkt, inzake internet en technologie, een duidelijke trend naar individualisering. “Werknemers verwachten vandaag een persoonlijke benadering. En ook rond technologie is dit het geval.” Net zoals thuis willen werknemers toepassingen als Facebook en LinkedIn raadplegen.

Sommige gaan nog een stap verder en beweren dat een open aanpak noodzakelijk is voor bedrijven om jonge mensen aan zich te binden. Zo niet zouden ze op zoek gaan naar een andere werkgever. Een stelling waar Anette Böhm het slechts gedeeltelijk mee eens is. “Ik denk niet dat het voor medewerkers, en dan vooral de jongeren, doorslaggevend is of ze op hun werkplek bijvoorbeeld Facebook of hun iPhone mogen gebruiken. Maar het geeft hen wel het gevoel dat hun werkgever met zijn tijd mee is of net niet. En vooral dat is belangrijk”, vindt Böhm.

‘Bring Your Own Device’ in België

Gebruik jij je privésmartphone voor je werk?

  • Jawel, maar ik krijg hiervoor geen support van it: 36%
  • Jawel, en onze it-afdeling ondersteunt mijn smartphone: 10%
  • Neen, ik heb een smartphone van de zaak: 17%
  • Neen, ik gebruik geen smartphone: 37%


Gebruik jij je privélaptop voor je werk?

  • Jawel, maar ik krijg hiervoor geen support van it: 22%
  • Ja, en onze it-afdeling ondersteunt hem: 7%
  • Nee, ik heb een laptop van de zaak: 44%
  • Nee, ik gebruik geen laptop: 27%


Bron: ZDNet, Smart Business Strategies, november 2011, 873 respondenten