2 medewerkers kibbelen voortdurend. Hoe los ik het op?

"Twee medewerkers vliegen elkaar constant in de haren. Een beetje discussie kan voor mij geen kwaad, maar de sfeer wordt door hun gekibbel wat verpest. Hoe ga ik er mee om?"
Het advies van Sofie Mertens, ISW Limits

Is een meningsverschil een probleem?

Als leidinggevende word je vroeg of laat geconfronteerd met medewerkers die het niet met elkaar eens zijn. Dit hoeft niet altijd een probleem te zijn. Meningsverschillen en polemiek kunnen zelfs goed zijn, aangezien het nieuwe inzichten doet ontstaan en verandering en dynamiek stimuleert. Voorwaarde is natuurlijk dat de meningsverschillen inhoudelijk blijven en dat er geen relationele problemen ontstaan zoals een slechte sfeer, respectloos gedrag, persoonlijke vetes, kampvorming, enz.

Laat het niet aanslepen

Vermijd dus als leidinggevende dat meningsverschillen escaleren naar destructieve conflicten. Wanneer je merkt dat het team of de ‘kibbelaars’ er zelf onder lijden, of dat het werk niet meer naar behoren uitgevoerd wordt, is het belangrijk dat je ingrijpt. Vele leidinggevenden gaan het aanpakken van conflicten tussen medewerkers uit de weg. Omdat ze vinden dat volwassenen dit zelf moeten kunnen oplossen, omdat ze niet weten hoe eraan te beginnen,  of omdat ze er geen tijd voor hebben. Weet echter dat escalatie een nefaste invloed kan hebben op de productiviteit, de sfeer, het imago van het team, het absenteïsmecijfer, de motivatie van de medewerkers, enz.

Ga het gesprek aan met beide partijen

Probeer in eerste instantie een oplossing te zoeken met beide partijen, waarbij je hen ook de kans geeft zelf oplossingen voor te stellen en je als leidinggevende een bemiddelende rol opneemt. Doe een eerste gesprek aanvankelijk best apart om escalatie te vermijden of tegen te gaan dat de verbaal sterkere collega het gesprek overheerst. Bekijk met elk van beiden  wat het probleem is, hoe de omgang is tussen hen. Probeer daarbij zo transparant mogelijk te zijn. Communiceer aan beiden dat er gesprekken plaatsvinden en laat geen tijd tussen de twee gesprekken.

Richt je op het gedrag en niet op de persoon

Wanneer mensen in conflict liggen, zullen ze vaak erg negatief staan tegenover elkaar. Ze richten zich daarbij vaak op hoe de andere is. Belangrijk is echter dat jij hen aanmoedigt om zich te richten op het gedrag van de andere partij: “wat doet of zegt je collega dat jou stoort”. Dit is erg belangrijk als je verdere afspraken wil maken. Je kan immers weinig veranderen aan hoe iemand is, maar wel aan welk gedrag de persoon stelt.

Iedereen is verantwoordelijk

Motiveer je medewerkers in de individuele gesprekken om het niet alleen te hebben over wat de andere fout doet, maar ook over hun eigen aandeel. “Wat denk je dat je collega stoort aan jou?”. Dit om de persoon ook meer inzicht te geven in zijn eigen verantwoordelijkheid in het conflict. Keur respectloos of agressief gedrag steeds af. Pols naar een constructieve houding: “In hoeverre ben je bereid om ook een inspanning te doen om dit op te lossen?” Wanneer er bereidheid, kan je er in latere gesprekken wel voor kiezen de beide partijen bij elkaar te zetten. Geef beide partijen steeds de boodschap dat de oplossing niet alleen van de leidinggevende of van ‘de andere’ moet komen, maar ook van henzelf.

Kijk verder dan de twee kemphanen

Ga na welke elementen aan de basis kunnen liggen van het conflict. Hoe is het werk verdeeld? Zijn de taken goed afgebakend? Hoe is de werkplek ingericht? Hoe verloopt de communicatie? Want niet elk conflict is het gevolg van botsende persoonlijkheden. Vaak zijn er ook werkgerelateerde, organisatorische en teamgebonden factoren in het spel. Bekijk wat je kan doen om deze factoren te beïnvloeden.

Kom tot afspraken

Laat het niet bij gesprekken waarin de partijen hun beklag doen, maar dring steeds aan op het zoeken naar oplossingen en het maken van concrete afspraken. De conclusie van de gesprekken moet steeds vervat zijn in gedragsrichtlijnen voor alle betrokken partijen, liefst ook door hen gedragen. Zet deze afspraken indien nodig op papier.

Volg het op

Ga na een tijdje na of de afspraken nageleefd worden en grijp in als dit niet gebeurt. Hou de vinger aan de pols, ook als het hierna beter gaat.

En wat als dit niet helpt?

Indien de bemiddeling niets uithaalt, zal het nodig zijn dat je in je rol als leidinggevende meer sturend te werk gaat en maatregelen oplegt. Je kan bijvoorbeeld gedwongen worden om de bekvechters uit elkaar te zetten of niet meer te laten samenwerken. Een meer sturende aanpak kan op een bepaald moment zeker nodig zijn, maar beschouw dit niet als de eerste stap. Je kan ook altijd beroep doen op een bemiddelingsexpert die je kan bijstaan.

I.s.m. ISW Limits