Hoe kan het internet- en e-mailgebruik wettelijk gecontroleerd worden?
"Onlangs is er op ons bedrijf gestart met e-mail en Internettoepassingen. Ik vrees echter dat mijn medewerkers deze communicatiemiddelen ook voor andere dan de voorziene doeleinden zullen gebruiken. Bestaan er wettelijk gezien op dit en op andere vlakken mogelijkheden ter controle?"
ANTWOORD
Er bestaan een aantal mogelijkheden ter controle van medewerkers. Deze controle moet echter steeds aan bepaalde voorwaarden voldoen:
- ze moet toereikend zijn, terzake dienen en niet overmatig zijn.
- Bovendien moet de werknemer vooraf geïnformeerd zijn over de controle. Dit betekent dat hij moet weten waartoe ze dient, hoe, wanneer en in welke omstandigheden ze gebeurt, door wie ze wordt uitgevoerd en wie de gegevens zal kennen.
CAO nr. 81
Vakbonden en werkgevers sloten hierover een Collectieve Arbeidsovereenkomst af (CAO nr. 81). Daarin is afgesproken dat werkgevers het e-mail en internetgebruik alléén maar mogen controleren met het oog op:
- het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden;
- de bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn alsook het tegengaan van ermee in strijd zijnde praktijken;
- de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming;
- het te goeder trouw naleven van de in de onderneming geldende beginselen en regels voor het gebruik van on-linetechnologieën.
De werkgever mag enkel anonieme controles voeren, d.w.z. dat er
alleen niet-identificeerbare gegevens uit mogen voortvloeien (bijvoorbeeld:
een lijst met bezochte websites).
Indien uit deze gegevens blijkt dat een aantal werknemers het niet zo nauw nemen met de geldende regels, kan de werkgever de betrokkenen identificeren en op de vingers tikken.
Worden de regels nageleefd?
Wanneer de controle enkel tot doel heeft om na te gaan of de regels nageleefd worden, mag de werkgever niet zomaar de werknemer identificeren.
Hij moet eerst een algemene "alarmbelprocedure" volgen. Dit betekent dat hij eerst een algemene informatiecampagne moet voeren, waarin hij de werknemers herinnert aan de geldende regels (voorbeeld: "uit controles blijkt dat veel mensen zus of zo doen. Indien dit blijft duren, zullen we de betrokkenen identificeren en de nodige stappen ondernemen" ).
Wanneer de misbruiken dan aanhouden, kan de werkgever verdere stappen ondernemen. De werknemer heeft dan wel steeds het recht om zich in een gesprek te verdedigen.
In de praktijk
Strikt wettelijk genomen is voor dit alles ook de toestemming van de werknemer én eventueel zijn correspondent nodig. In de praktijk stellen we vast dat dit vaak niet gebeurt, zonder dat dit de juridische geldigheid van de controles (voor de rechtbank bijvoorbeeld) aantast.
Het gezond verstand primeert op de letterlijke tekst van de wet. Het is immers niet mogelijk om de toestemming te vragen van alle potentiële correspondenten die op het internet circuleren…
(i.s.m. SD Worx)
De inhoud van deze tekst heeft een louter informatief
karakter.
De lezer kan geen rechten ontlenen aan deze tekst.
Voorgaande vragen worden bewaard in het archief
van de Vraag van de Week.
