De regels voor een topless vergadering
>>Terug naar het dossier vergaderen
Een vergadering zonder laptop, gsm of iPhone is bijna ondenkbaar geworden. Hoogdringende telefoontjes kunnen zo onmiddellijk worden beantwoord, afspraken onmiddellijk gecheckt in de outlookagenda en vergaderverslagen rechtstreeks neergeschreven en doorgestuurd onmiddellijk na de vergadering. Het gebruik van al die hulpmiddeltjes versterkt misschien je imago van drukbezette, hardwerkende professional, maar heeft een negatieve invloed op de efficiëntie.
Het Amerikaanse it-bedrijf Adaptive Path probeert het op een andere manier en introduceerde het topless vergaderen. Bij hen zijn gsm's en laptops zijn verboden tijdens de meeste vergaderingen. Dan Saffer van Adaptive Path en bedenker van de ‘topless’-cultuur, formuleert zeven regels voor een ‘laptopless meeting’:
- Geef bij de aankondiging van de vergadering al aandat het om een topless bijeenkomst gaat.
- Beperk de vergadering tot een uur, of las pauzes in zodat de deelnemers kunnen doen wat ze anders tijdens de vergadering doen: hun e-mail controleren of eend ringend telefoontje afhandelen.
- De vergadering mag, met pauzes inbegrepen, nooit langer duren dan vier uur.
- ‘Topless’ vergaderen is vooral nuttig voor brainstorms, beoordelingen en belangrijke discussies.
- Deelnemers die zich niet aan de topless regels kunnen houden, blijven ook best weg uit een topless vergadering. Vergader pas mee als je de laptop en gsm kan achterlaten.
- Er is één uitzondering op deze regel: de notulist mag een laptop gebruiken.
- Topless kan voor interne vergaderingen worden gebruikt, maar net zo goed voor bijeenkomsten met klanten.
Bron: m24
