Online vergaderen
>>Terug naar het dossier vergaderen
Te laat aanschuiven, geen verstand hebben van de technologie, ongewenste geluiden op de achtergrond,... Ook wanneer medewerkers virtueel met elkaar communiceren, is het mogelijk een slechte indruk achter te laten. Ook online vergaderen is een kunst op zich. Wij helpen je deze goed onder de knie te krijgen!
Ken de technologie
Het is voor alle deelnemers aan een online vergadering erg storend als iemand de techniek niet kent en daardoor de vergadering vertraagt. Volg als het kan een training om blunders te voorkomen.
Wees op tijd
Op tijd komen is altijd belangrijk, maar helemaal als er een vergadering gepland staat. De andere deelnemers zullen het niet op prijs stellen als ze op je moeten wachten. Als je niet op tijd bent, laat dat dan weten aan de andere deelnemers.
Geen webcam? Dan draait het om de stem
Zonder webcam komt alles aan op wat iemand zegt en de toon waarop het gezegd wordt. Goed nadenken voordat je spreekt is dus erg belangrijk. En lachen mag, ook door de telefoon.
Wel een webcam? Denk aan kleding en gebaren
Kijk recht in de lens, draag nette kleding en maak geen gebaren die deelnemers verkeerd kunnen opvatten. Ook een passende achtergrond en de juiste belichting zijn belangrijk.
Noem namen
Noem altijd eerst je naam voordat je begint te praten in een webvergadering. Dit schept duidelijkheid.
Laat elkaar uitpraten
Mocht een monoloog te langdradig worden, dan kun je die onderbreken met een gesloten vraag over het betreffende onderwerp.
Stel vragen
Via een chatpanel, meestal onderdeel van de software om online te vergaderen, kunnen tijdens de meeting vragen gesteld worden. Is daar echt geen tijd meer voor, stel dan voor deze schriftelijk, na de meeting, te behandelen.
Let op bijgeluiden
In de microfoon zuchten of zwaar ademen wordt niet op prijs gesteld. Let hier vooral op wanneer er met headsets wordt gewerkt. Zet bij voorkeur je mutestand aan als iemand anders aan het woord is.
Stel jezelf voor
Laat iedere gesprekspartner zich aan het begin van het gesprek kort introduceren. Dan heb je meteen een goed overzicht wie wie is.
Blijf bij de les
Hosts kunnen vaak zien wanneer iemand met iets anders bezig is op zijn of haar desktop.
Bron: m24
