Professioneel e-mailgebruik
E-mail is een communicatiemiddel dat vaak verkeerd gebruikt wordt. Een e-mail wordt vaak doorgestuurd zonder nadenken of veel controle. Nochtans is het belangrijk om een zekere e-mailetiquette in acht te nemen. Het komt jouw professionele imago en dat van je bedrijf ten goede en een correct opgestelde e-mail werkt veel efficiënter. Wij zetten voor jou de regels van de etiquette op een rijtje.
- Hou het kort
- Bantwoord alle vragen
- Lees je e-mail
- Personaliseer je e-mail
- Gebruik templates om te antwoorden op regelmatig gestelde vragen
- Stuur snel een antwoord
- Verstuur geen overbodige bijlages
- Structureer je e-mail
- 'High priority' en 'reply to all'
- Overdrijf niet met hoofdletters en afkortingen
- Behoud alle vorige berichten
- Gebruik voor mailings het BCC veld of maak een mail merge
- Forward geen kettingmails
- Gebruik nooit e-mail om vertrouwelijke informatie uit te wisselen
- Verstuur je e-mail met een onderwerp
Hou het kort
Een e-mail lezen is vermoeiender dan een gedrukt document doornemen. Spaar dus je lezer, vat je boodschap kort en duidelijk samen en vermijd lange zinnen. Zo is de kans kleiner dat je e-mail ongelezen blijft of onmiddellijk wordt verwijderd.
Beantwoord alle vragen
Probeer een antwoord te formuleren op alle vragen in een e-mail en zo verder e-mailverker te vermijden. Dat bespaart tijd en geeft de indruk van efficiëntie. Je scoort nog meer goede punten als je ook al anticipeert op vragen die wellicht nog zullen volgen.
Lees je e-mail
Een simpele, maar efficiënte regel. Door even de tijd te nemen om je e-mail zelf te lezen voor je hem verstuurt, voorkom je heel wat fouten en misverstanden. Niet alleen spelling- en grammaticafouten, maar ook ongepaste commentaren kan je zo op tijd onderscheppen.
Personaliseer je e-mail
Zorg er niet alleen voor dat je een persoonlijke aanspreking gebruikt, maar personaliseer ook de inhoud van je e-mail. Automatische antoorden zijn om die reden niet zo'n goed idee. Een beter alternatief zijn templates (zie ook het volgende punt)
Gebruik templates om te antwoorden op regelmatig gestelde vragen
De wegbeschrijving naar het bedrijf, richtlijnen om zich in te schrijven voor uw nieuwsbrief, ... het zijn vragen die je regelmatig moet beantwoorden. Bewaar deze teksten als templates.
Stuur snel een antwoord
Klanten sturen je een e-mail omdat ze snel een antwoord verwachten. De regel is dat je een e-mail binnen de 24 uur moet beantwoorden en bij voorkeur zelfs dezelfde werkdag. Kan je niet onmiddellijk antwoorden op een vraag? Stuur dan alvast een e-mail waarin je schrijft dat je de e-mail ontvangen hebt en zo snel mogelijk een antwoord zal formuleren. Zo weet je klant dat je zijn vraag zal bekijken en wanneer hij een antwoord mag verwachten.
Verstuur geen overbodige bijlages
Zware bijlages kunnen zeer vervelend zijn voor de ontvanger en kunnen zelfs het e-mailsysteem doen blokkeren. Verstuur dus alleen bijlages als het echt nodig is. Zorg er ook voor dat je een goede virusscanner installeert zodat de documenten die je verstuurt niet vol virussen zitten.
Structureer je e-mail
Lezen van een scherm is moeilijker dan van een papieren document. Zorg dus voor extra structuur in je e-mail en een overzichtelijke lay-out. Korte zinnen, duidelijke paragrafen en het gebruik van puntjes of nummers maken het lezen makkelijker.
'High priority' en 'reply to all'
Maak geen misbruik van deze functies in Outlook. Een high priority mail geeft een agressieve indruk. Overvloedig gebruik zorgt er bovendien voor dat deze functie zijn effect verliest.
Stuur alleen een antwoord naar alle geadresseerden die jouw antwoord ook daadwerkelijk moeten zien.
Overdrijf niet met hoofdletters en afkortingen
Een hoofdletter gebruik je aan het begin van een zin of bij het spellen van eigennamen. Als je hoofdletters overal gebruikt lijkt het alsof je roept. Niet erg beleefd en zeker niet professioneel.
Hetzelfde geldt voor afkortingen. Deze bevorderen de leesbaarheid niet en sommige kunnen onprofessioneel overkomen 'BTW' en 'LOL' passen niet in een zakelijke omgeving en misschien kent de geadresseerde de betekenis zelfs niet. Ook emoticons zoals smileys vermijd je om die reden beter.
Behoud alle vorige berichten
Om vruchteloze zoektochten in de wirwar van e-mails te vermijden, is het handig om telkens te antwoorden op voorgaande mails in plaats van telkens een nieuwe e-mail te creëren. Zo krijgt iedereen steeds de nodige informatie en context mee.
Voor mailings gebruik je het BCC veld of maak je een mail merge
Op die manier zorg je ervoor dat de privacy van je contactpersonen gewaarborgd blijft, de andere geadresseerden kunnen dit veld niet zien, en zorg je ervoor dat de geadresseerde niet ziet dat je dezelfde mail naar vele andere mensen hebt gestuurd. Als je het BCC-veld gebruikt zorg je er wel best voor dat er iets in het Aan- of To-veld staat. Je e-mail kan anders opgevat worden als spam.
Forward geen kettingmails
Waarschuwingsmails voor virussen en kettingmails bevatten vaak zelf een virus. Zelfs al lijkt de inhoud betrouwbaar, of de afzenders dat ook zijn kan je niet achterhalen. Je kan dus veel problemen voorkomen door ze te verwijderen en ze zeker niet door te sturen.
Gebruik nooit e-mail om vertrouwelijke informatie uit te wisselen
Een e-mail forwarden is zeer eenvoudig en is snel gebeurd. Ga er dan ook van uit dat iedereen je e-mail kan lezen. Vertrouwelijke informatie verstuur je dus best niet per e-mail. Kwetsende, racistische of discriminerende taal is uit den boze, ook al is het de bedoeling om grappig uit de hoek te komen.
Verstuur je e-mail met een onderwerp
Mensen krijgen dagelijks tientallen mails in hun mailbox. Door een onderwerp voor je mail te kiezen dat kort en duidelijk de inhoud van je mail weergeeft, bespaar je je lezer tijd en heb is de kans groter dat deze snel wordt behandeld.
Lees ook:
Bron: www.emailreplies.com
