Wat zeggen secretaresses over hun job?
Naar het dossier secretaressedag
Wij vroegen twee secretaresses, of liever managementassistenten bij Cisco Systems (Beste Werkgever 2008) hoe zij hun job ervaren. Sandra Ravert werkt al meer dan 10 jaar als administratief bediende. Ze corrigeert meteen de term « secretaresse »:
Sandra: Het is de term die iedereen kent en de feestdag heet natuurlijk secretaressedag, maar toch het niet de volledige lading van wat wij doen. Mensen denken aan iemand die brieven en verslagen typt en koffie brengt, maar dat is al lang verleden tijd. Zeker bij een internationaal bedrijf als Cisco volg je als managementassistente vaak zelfstandig projecten op.
Vacature: Hoe ziet jouw gemiddelde werkdag eruit?
Sandra: Dat hangt echt af van dag toch dag, maar het begint er meestal mee dat ik de verschillende communicatiesystemen open en naargelang de vragen, mails en lopende projecten de werkdag verder invul. In mijn geval reis ik ook geregeld naar het buitenland, zowat één keer per maand. Ik beheer de agenda’s van verschillende directeurs, waaronder één in Nederland en twee in de UK.
Vacature: Je doet dit al langer dan 10 jaar. Hoe is de job in jouw geval geëvolueerd?
Sandra: In het begin hield deze job vooral een aantal basistaken in, die binnen een duidelijk kader werden uitgevoerd. Dat is geëvolueerd naar een veel breder takenpakket, wat het heel boeiend maakt. Ik heb nu contact met verschillende mensen, ook internationaal, en volg zelfstandig projecten op. Dat heb ik te danken aan de kansen die ik krijg van het bedrijf, van mijn directeur, maar ook aan mijn eigen instelling. Veel hangt van jezelf af.
Vacature: Het grootste verschil tussen de theorie en de praktijk, wat is dat volgens jou?
Sandra: Ik studeerde af in een administratieve richting. Zo leerde ik met een computer werken en blind typen, maar de echte skills leer je toch pas on-the-job. Je moet een bepaalde instelling en persoonlijkheid hebben om mee te kunnen draaien, zeker in de ICT sector. Stressbestendig zijn helpt, maar vooral een spontane en open persoonlijkheid opent deuren. Als assistente ben je bovendien een soort psycholoog voor je baas, je bent zijn steun en toeverlaat. Je moet ook zeer discreet zijn: er gaat veel vertrouwelijke informatie door je handen.
Vacature: Welke momenten blijven je bij?
Sandra: Het gevoel dat ik heb als een project succesvol is afgerond en de complimenten die ik dan krijg, zowel van klanten als van collega’s. Daar doe ik het voor.
Vacature:Krijg je op secretaressedag een extra schouderklopje?
Sandra: Om eerlijk te zijn denkt mijn baas er normaal gezien niet aan, hoewel ik doorheen het jaar wel vaak bedankjes krijg hoor. Maar dit jaar heb ik het zélf in de agenda gezet. Dan zal hij het zeker niet vergeten!
Martine De Ost heeft er al bijna 13 jaar trouwe dienst opzitten bij Cisco. Voordien werkte ze als sales support en gaf ze training in tekstverwerking. Ook haar dagen zijn goedgevuld.
Martine: Inderdaad, elke dag is anders en heel gevarieerd. Daardoor blijft het spannend en leuk om te doen. Cisco is een fabrikant van nieuwe communicatietools, wat ervoor zorgt dat het ritme hier enorm hoog ligt. Je moet niet alleen mee kunnen met de workload, maar ook met alle nieuwe communicatietechnieken. Dit is echt een no-paper company, alles gebeurt online.
Vacature: Heeft je opleiding je goed voorbereid op deze job?
Martine: In mijn geval wel. Ik studeerde communicatie, een algemeen vormende richting waar ik goede communicatieskills en een uitstekende talenkennis aan overhield. Natuurlijk is het ook belangrijk dat je een aantal persoonlijke competenties mee hebt. Je bent eigenlijk de filter tussen de manager en het team, een onmisbare tussenschakel. Je moet dus prioriteiten kunnen stellen, discreet zijn, communicatief, flexibel,...
Vacature: Zijn er zaken die je speciaal zijn bijgebleven?
Martine: Zo zijn er heel veel! Dit is de vijfde baas voor wie ik werk. De erkenning die ik telkens weer van hen krijg geeft me veel voldoening. Ook van het Belgische en het internationale team krijg ik regelmatig complimenten. Dat zijn zaken die me bijblijven en die ervoor zorgen dat ik deze job met plezier blijf doen.
Vacature: Is secretaressedag een gelegenheid voor een bloemetje?
Martine: Absoluut, mijn baas vergeet secretaressedag nooit. Ook op mijn verjaardag denkt hij er trouwens altijd aan om voor een attentie te zorgen. Ik mag zeker niet klagen!
Spreekt werken als managementassistent jou ook aan?
Of lees verder in ons dossier:
