Succesvol delegeren
"Kan jij even zorgen voor…" is vaak het begin van een rampzalig iets. Delegeren is meer dan zomaar een taak overdragen aan je medewerkers. Het is een actie waarbij je een medewerker een haalbare opdracht geeft – al dan niet permanent – maar zelf de verantwoordelijkheid er over behoudt.
Er zijn drie belangrijke redenen en één dwaze reden om een taak te delegeren aan een medewerker:
3 belangrijke redenen:
- Je hebt te weinig tijd om alles zelf te doen.
- Je wil je medewerker de kans geven zijn of haar kennis en ervaring te verhogen.
- Je wil je medewerker laten ervaren hoe belangrijk bepaalde taken zijn.
1 dwaze reden:
- Je hebt in die specifieke taken geen zin en schuift ze af op een ander.
Om van een gedelegeerde taak een succes te maken - dat wil zeggen ervoor zorgen dat de taak correct wordt uitgevoerd, zodat het een motiverende en waar mogelijk een lerende ervaring is voor je medewerkers - moet je enkele regels in acht nemen.
Kies de juiste taken voor de juiste medewerkers
Je kan niet zomaar alles aan iedereen delegeren. Wil je dat de taken tot een goed einde worden gebracht, kies dan die medewerkers die er de juiste talenten en vaardigheden voor hebben. Waar mogelijk, geef je een taak aan die medewerkers die er bovendien nog een interesse voor hebben.
Wat mensen graag doen, doen ze over het algemeen goed en met grote betrokkenheid. Waar je de kans hebt, is het steeds een goed idee om daar rekening mee te houden.
Zorg voor voldoende begeleiding
Iedereen moet ergens beginnen. Geef je een taak door aan een medewerker die (nog) niet over de nodige kennis of ervaring beschikt, zorg dan voor een begeleiding. De eerste maal kan dit je wat meer tijd kosten, maar op langere termijn zal je jezelf zo heel wat tijd en frustratie besparen.
Het is overigens niet eerlijk iemand een taak toe te bedelen die hij of zij niet kan uitvoeren. Controleer daarom vooraf even of men weet wat er allemaal gedaan dient te worden.
Evalueer steeds het resultaat
Meestal is dit een stap die vergeten wordt. Eens de taak gedaan, is het voorbij. Maar de medewerker blijft op zijn honger zitten en zal een volgende taak met minder enthousiasme uitvoeren. Neem steeds even de tijd (al is het maar vijf minuutjes) om het resultaat te bespreken.
Hiermee geef je je medewerker niet enkel de broodnodige motivatie en erkenning, maar heb je ook de kans om de aanpak waar nodig met zachte hand bij te sturen.
Jij bent verantwoordelijk!
Je kan wel één of meerdere van je taken delegeren, maar je kan de verantwoordelijkheid niet delegeren. Die blijft van jou! Juist daarom zijn de voorgaande punten zo belangrijk. Indien het fout loopt, wil dat zeggen dat jij de eindverantwoordelijkheid ervoor zal dragen, niet je medewerker.
Natuurlijk is je medewerker verantwoording aan jou schuldig. Het is aan jouw om hem of haar te beoordelen en de oorzaken van het falen te zoeken. Mogelijk beschikte je medewerker niet over alle informatie, niet over de nodige kennis of vaardigheden, niet over de nodige motivatie…
Dit zijn zaken waarop je kan ingrijpen. Het is een basis om je coaching op af te stemmen en je aanpak aan te passen de volgende maal dat je iets wil delegeren.
In samenwerking met Peter Stinckens, CEO House of Imagination
www.peterstinckens.be
www.house-of-imagination.be
