Onderhandelen / Sfeer
Het resultaat van een vergadering wordt mee beïnvloed door de omgeving:
Locatie
Wanneer je een vergaderplaats kiest dien je niet alleen rekening te houden met infrastructuur en comfort. Ook de neutraliteit van de locatie speelt mee.
- Vergader je op eigen terrein dan heb je het voordeel dat je met je eigen voorzieningen kunt werken en dat je eventuele betrokkenen of specialisten uit je eigen bedrijf snel erbij kan halen. Je hebt dus een strategisch voordeel maar bedenk wel dat de kans groot is dat je onderbroken zal worden om bedrijfsinterne redenen.
- Vergader je op het terrein van je tegenstander, dan heb je niet langer controle over het logistiek gebeuren. Het niet vertrouwd zijn met de omgeving kan dan ook storend werken. Langs de andere kant kan je altijd uitstel vragen omdat je nog bijkomend overleg nodig hebt in je eigen bedrijf. Je kunt het terrein van je tegenstander ook tactisch gebruiken: je verplaatsing naar vreemd terrein toont je bereidheid om toegevingen te doen.
- Neutraal terrein heeft als voordeel dat geen enkele partij thuis speelt. Dat betekent wel dat beide partijen hun experts en materiaal ter plaatse moeten krijgen wat soms op organisatorisch vlak nogal wat inspanningen vergt.
Zitpositie
De manier waarop mensen aan de onderhandelingstafel geplaatst worden, heeft eveneens invloed op de sfeer.
Wanneer je tegenstanders naar jouw kantoren komen, kan je ze bijvoorbeeld tussen je eigen mensen plaatsen waardoor ze niet langer 'en bloc' oppositie kunnen voeren. Zo kan je er ook voor zorgen dat de 'onverbiddelijke' van je eigen team zo ver mogelijk uit de buurt blijft van de 'onverbiddelijke' van je tegenstander.
Details
Wanneer je zelf gastheer bent, doe je er goed aan om de situatie in de hand te hebben. Zorg dat er pen en papier voorhanden is, dat de temperatuur aangenaam is en dat eventuele audiovisuele voorzieningen op punt staan.
Als gastheer heb je ook meer grip op de timing en het aantal pauzes.
Alhoewel onderhandelaars wel eens hun eetlust verliezen tijdens slopende onderhandelingen, blijven ze wel dorst hebben. Voorzie daarom altijd voldoende drinken.
