Time management / Tips ter afronding
Tot slot geven we je nog een resem handige tips om je werkleven te vergemakkelijken. We delen deze in twee groepen in:
Voor op je werk:
wat kan je, globaal gezien, op je werk veranderen om je tijd efficiënter te beheren?
Voor je werkruimte:
één van de weinige dingen die je op je werk zelf in de hand hebt, is je eigen bureau. En ook daar kan je het een en ander doen.
Algemene tips (voor op je werk)
- Maak dagelijks een doe-lijst zodat je geen tijd moet verspillen door te proberen onthouden wat je die dag allemaal nog moet doen.
- Doe liever geen 2 of 3 dingen tegelijk. Je verprutst nodeloos tijd door te switchen tussen taken en door steeds te moeten hernemen waar je gestopt was.
- Wees realistisch in het stellen van deadlines, ook voor je medewerkers. Een deadline moet normaal gezien stimuleren, niet stresseren.
- Vereenvoudig je leven. Misschien is het helemaal niet nodig dat je elke dag de krant van de eerste tot de laatste letter leest of dat je alle meetings van de marketingafdeling bijwoont.
- Durf vrijaf te nemen en te ontspannen. Denk eraan dat werkvakantie een contradictio in terminis is.
- Bouw denktijd in, tijd om nieuwe ideeën te ontwikkelen of om je gedachten te ordenen.
- Als je een gesprek niet nodeloos wilt rekken, stel je best geen open vragen.
- Dingen die je niet graag doet, doe je best als je goedgezind bent. Vermijd het om ze te doen wanneer je moe bent.
- Probeer op tijd te zijn op vergaderingen, afspraken,... Zo vermijd je nutteloze wachttijd.
- Gun jezelf extra tijd door taken te delegeren.
- Managers moeten vaak stapels literatuur doornemen. Bepaalde leestechnieken (snellezen, diagonaal lezen, screenen,...) kunnen hier zeker bij helpen. Lees hierover ons dossier " Snellezen".
- Hoe goed je ook opschiet met collega's, soms wil je gewoon niet gestoord worden. Een gesloten deur doet dan wonderen. Zit je in een open werkruimte, dan kan je non-verbaal laten merken dat je bezig bent door je bijvoorbeeld niet naar je collega te richten of door oogcontact te vermijden. Lukt ook dat niet, dan kan je het ook gewoon zeggen natuurlijk.
Specifieke tips (voor je werkruimte)
- Voorzichtig met post-it'jes, ze gaan heel makkelijk verloren en kosten je dan alleen maar tijd om opnieuw te achterhalen wat je nu precies niet mocht vergeten of wie je nu zo dringend moest bellen.
- Noteer afspraken altijd meteen in je agenda. Vermeld het juiste uur, het adres en het telefoonnummer. Maak er een gewoonte van om je agenda steeds bij je te hebben.
- Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent. Papieren van vergaderingen die al achter de rug zijn of dossiers die pas over een maand aan bod komen horen thuis in een kast of lade.
- Een rommelige bureau weerspiegelt een ongestructureerde geest. Misschien niet voor jou persoonlijk, maar wel voor de buitenstaanders die je niet kennen en die langs je bureau lopen of waarmee je straks moet gaan vergaderen.
- Probeer elke dag op te ruimen. Zo voorkom je een opeenstapeling van nutteloze papieren.
- Vermijd dat post zich gaat opstapelen. Overloop dagelijks de documenten die je binnenkrijgt en rangschik ze naar dringendheid of gooi ze weg als je ze niet meer nodig hebt.
- Leg documenten niet lukraak weg maar gebruik een klasseersysteem zodat je achteraf dingen vlot kunt terugvinden. Maak ook tijd om te klasseren.
- Een document dat vandaag nutteloos is, zal dat naar alle waarschijnlijkheid morgen ook nog zijn. Durf dus dingen weg te gooien i.p.v. ze nodeloos te klasseren.
