Time management / Vergaderen
We kunnen het niet genoeg herhalen maar meetings is één van de grote hobby's binnen het bedrijfsleven. Toegegeven, vergaderingen kunnen heel nuttig zijn wanneer het erop aan komt om te informeren of om een beslissing te nemen. Vaker echter zijn ze tijdrovend, zowel voor jou als voor je medevergaderaars, zonder echt resultaat op te leveren.
Wij geven je alvast een aantal
aanbevelingen om efficiënter te vergaderen:
- Leg alleen een meeting vast wanneer er effectief nood aan is. Dikwijls gebeuren vergaderingen uit gewoonte of uit veiligheid ('er moest maar eens iets te melden zijn').
- Leg op voorhand een agenda vast. Maak deze bekend aan de personen die het moeten weten zodat ze zich kunnen voorbereiden. Probeer je ook aan de agenda te houden. Zo vermijd je dat een vergadering op drift slaat.
- Te lang vergaderen is nergens goed voor. Na 75 minuten verdwijnt de concentratie van de deelnemers dan ook als sneeuw voor de zon. Mocht je toch vast komen te zitten in een marathonmeeting, probeer er dan voor te zorgen dat er voldoende pauzes worden ingelast.
- Probeer op tijd te beginnen, ook als nog niet iedereen aanwezig is.
- Afhankelijk van het soort mensen waar je mee vergadert kan je spelen met de timing. Weet je dat je medevergaderaars nogal eens de neiging hebben om oeverloos uit te wijden, plan de meeting dan kort voor de middag of kort voor het eind van de dag. Zijn het mensen die moeite hebben om stipt te zijn, werk dan met een vreemd tijdstip, bijvoorbeeld 17 na het uur. Deze manier van werken zou stiptheid aanwakkeren.
- Hou het aantal deelnemers aan de meeting beperkt. Hoe meer volk, hoe meer verschillende visies. Bovendien zullen mensen die niet echt nodig zijn op de meeting alleen maar hun tijd verspillen. Hetzelfde geldt voor jezelf, als je niet echt nodig bent, blijf dan liever weg. Vraag desnoods het verslag op achteraf.
- Maak er een gewoonte van om aan het eind van de vergadering kort alles samen te vatten en het actieplan te overlopen. Zo weet iedereen bij het buitengaan zeker wie waarmee bezig is. Geef iedereen een kopie mee van de actielijst. Een verslag van de vergadering kan achteraf worden nagestuurd.
- Vermijd dat mensen elkaar gaan herhalen. Stel desnoods iemand aan om de vergadering in goede banen te leiden. Wees zelf kort, bondig en to the point.
