Time management / Takenhiërarchie
Wanneer je de taken overloopt die voor jou nog in het verschiet liggen, zal je vast en zeker een hiërarchie kunnen bepalen.
Bepalen van de prioriteiten
Bij het bepalen van de prioriteit spelen verschillende elementen een rol. Dringendheid is de meest gekende.
Als dringendheid echter de enige parameter is voor het bepalen van je prioriteiten, zit er iets fundamenteel fout in je planning. Je bent dan vermoedelijk in de positie beland van "brandjesblusser" en "hardst roept eerst bediend".
Je kunt enkel uit deze meestal neerwaartse spiraal geraken door je werk time-smart te organiseren. Het is een goede oefening om je prioriteiten eens te berekenen. Beter nog is ze elke dag te berekenen.
Voorbeeld:
Stel, je werkt in de verkoop. Je definieert een aantal parameters die volgens jou (eventueel in samenspraak met je chef) belangrijk zijn voor de berekening van je prioriteit. Je geeft elk van die parameters een waarde tussen 1 en 3:
Dringendheid (D)
- Een klant die vraagt om vandaag terug gebeld te worden:D= 3
- Een prospect wie je beloofd hebt om vandaag te bellen:D= 2
- Het maken van een offerte deze week:D= 1
Waarde van het cont(r)act (W)
Je hebt samen met je chef bepaald dat er 3 niveau's van klanten zijn (volgens de jaarlijkse omzet): groot, gemiddeld en klein. Je hebt ook 3 niveau's vastgelegd van prospecten volgens de waarde van het mogelijke contract.
- Een bestaande grote klant moet worden gecontacteerd:W=3
- Opvolging van een prospect van niveau 2:W=2
Status in de pipeline (S)
De pipeline is je "tunnel" waarin contacten evolueren naar contracten. Je hebt voor jezelf 3 stadia gedefinieerd, met hun respectievelijke waarden:
- S=1: eerste contacten
- S=2: demo/offerte
- S=3: afsluiting
Je kunt nu op een zeer eenvoudige de prioriteit berekenen:
P = D * W * S
Eens je de berekening hebt gemaakt werk je eenvoudigweg van de hoogste score naar laagste.
Let wel:
prioriteiten wijzigen elke dag en zelfs tijdens de dag. Heb je software ter beschikking (vb. Outlook) dan is het goed om deze de Prioriteit automatisch te laten berekenen.
Door te werken volgens je prioriteiten zal je meer van de juiste dingen doen, met meer resultaat. Het geeft je een gerichtheid tijdens je dag en het goede gevoel 's avonds dat je inderdaad ook iets hebt bereikt.
Volgorde van uit te voeren taken
Naast het bepalen van de prioriteiten, heb je de volgorde dat je de taken wilt uitvoeren.
Het is belangrijk om de verschillende soorten taken te verdelen over een dag. Dat is efficiënter dan systematisch een bepaald type taak proberen af te werken. Zo kan je momenten van sterke concentratie (A en B) afwisselen met momenten van lichtere inspannning (C).
De takenhiërarchie is geen rigide structuur: taken kunnen veranderen van belangrijkheidsgraad door extra informatie die binnenkomt of door onverwachte wendingen.
Voorbeeld:
Stel, je moet overmorgen een rapport afleveren aan de directeur. Wanneer deze laatste geveld wordt door de griep zal je rapport ineens heel wat minder dringend worden.
Hoeveelheid werk?
Bovendien zal de indeling van de taken er niet voor zorgen dat het aantal taken vermindert. Soms zal je dus nog steeds overdonderd worden door de hoeveelheid werk die op je afkomt.
Op zo'n moment is het handig om een overzicht te maken van de deadlines. Dat werkje heeft op zich al een therapeutisch effect maar het zal er ook voor zorgen dat je een globaal overzicht krijgt waardoor oplossingen vanzelf duidelijk worden. Als zelfs je deadline-overzicht geen soelaas brengt, zal je moeten schrappen in je taken met lage prioriteit.
Deze manier van werken is ook belangrijk voor mensen die altijd drukbezet zijn. Even de tijd nemen om je activiteiten te overlopen en dingen te plannen werkt psychologisch: het geeft je immers het gevoel dat je alles onder controle hebt.
